Đơn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận hoạt động: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận hoạt động là văn bản được sử dụng khi tổ chức cần đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp lại giấy chứng nhận đã được cấp do bị mất, hư hỏng, rách nát hoặc có sai sót thông tin, tùy từng loại giấy chứng nhận.

Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo, quy định hiện hành đã sử dụng cơ chế cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký tổ chức khoa học và công nghệ. Nghị định 262/2025/NĐ-CP quy định tổ chức khoa học và công nghệ phải thực hiện thủ tục thay đổi, bổ sung hoặc cấp lại khi giấy chứng nhận bị mất, hư hỏng, rách nát hoặc có sai sót thông tin. Hồ sơ sử dụng Mẫu số 05 tại Phụ lục I của Nghị định này.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn giới thiệu mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách chuẩn bị nội dung và hồ sơ khi đề nghị cấp lại giấy chứng nhận hoạt động. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word và nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa theo nhu cầu.

Giới thiệu mẫu đơn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận hoạt động

Đơn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận hoạt động là gì?

Đơn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận hoạt động là văn bản hành chính do doanh nghiệp hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện lập ra để yêu cầu cơ quan đăng ký kinh doanh cấp lại giấy chứng nhận trong các trường hợp bị mất, hỏng hoặc sai sót. Mẫu đơn này được quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, cụ thể là Mẫu I-12 tại Phụ lục I, là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan chức năng xem xét và xử lý hồ sơ.

Khi nào cần sử dụng mẫu đơn này?

Theo quy định, mẫu đơn được sử dụng trong 4 trường hợp chính: giấy chứng nhận bị mất, bị hỏng hoặc tiêu hủy, bị sai sót do lỗi của cơ quan cấp, hoặc có quyết định từ Tòa án yêu cầu cấp lại. Thống kê cho thấy, mất giấy chiếm 48% và hư hỏng chiếm 32% tổng hồ sơ xin cấp lại tại TP.HCM. Đặc biệt, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong 10 ngày làm việc kể từ khi giấy bị mất hoặc hư hỏng — nếu trễ hạn, hồ sơ có thể bị từ chối. Cần phân biệt rõ: nếu chỉ thay đổi nội dung (như địa chỉ, tên chi nhánh), bạn phải làm thủ tục thông báo thay đổi, không phải cấp lại.

Nội dung chính của đơn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận hoạt động

Thông tin tổ chức/doanh nghiệp đề nghị

Mẫu đơn bắt buộc kê khai các thông tin: tên doanh nghiệp (viết hoa đúng quy cách), mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, email. Đối với chi nhánh/văn phòng đại diện, cần bổ sung mã số chi nhánh, tên chi nhánh, địa chỉ chi nhánh. Sai sót phổ biến nhất (31% hồ sơ bị trả lại) là ghi tên doanh nghiệp không chuẩn hoặc thiếu loại hình doanh nghiệp. Hãy đối chiếu với bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trước khi điền.

Lý do đề nghị cấp lại giấy chứng nhận

Lý do phải ghi cụ thể theo các trường hợp nêu tại khoản 1 Điều 25 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Tránh viết chung chung như “cấp lại theo nhu cầu”. Ví dụ chuẩn: "Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động số X cấp ngày … đã bị mất trong quá trình chuyển văn phòng". Thống kê cho thấy 17% hồ sơ bị từ chối do lý do không rõ ràng. Nếu xin cấp lại do sai sót của cơ quan, phải chỉ rõ "nội dung sai sót" và "căn cứ xác định" theo Thông tư 01/2023/TT-BKHĐT.

Cam kết và chữ ký của người đại diện

Người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu chi nhánh. Chữ ký phải khớp với mẫu đã đăng ký. Nội dung cam kết thường ghi: "Chúng tôi cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của nội dung đề nghị". Trường hợp nộp trực tuyến, có thể dùng chữ ký số thay thế, hỗ trợ bởi định danh điện tử VNeID — giúp rút ngắn thời gian 24-48 giờ so với nộp giấy. Nếu cần thủ tục tương tự cho mục đích khác, tham khảo đơn đề nghị đi nước ngoài về việc riêng.

Mẫu Đơn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận hoạt động tham khảo

Cần lưu ý rằng cụm từ “giấy chứng nhận hoạt động” có thể được sử dụng cho nhiều loại giấy tờ khác nhau. Vì vậy, người làm đơn cần xác định chính xác loại giấy chứng nhận trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Trong trường hợp tổ chức khoa học và công nghệ, mẫu hiện hành là văn bản đề nghị thay đổi, bổ sung hoặc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký tổ chức khoa học và công nghệ theo Mẫu số 05 ban hành kèm Nghị định 262/2025/NĐ-CP.

Dưới đây là mẫu tham khảo được trình bày theo hướng dễ sử dụng:

TÊN TỔ CHỨC KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ CẤP LẠI GIẤY CHỨNG NHẬN ĐĂNG KÝ TỔ CHỨC KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Kính gửi: Sở Khoa học và Công nghệ thành phố Hà Nội

1. Tên tổ chức khoa học và công nghệ:
Viện Nghiên cứu Công nghệ Minh Quang

Tên viết tắt: INTECH MINH QUANG

Tên tiếng Anh: Minh Quang Institute of Technology

2. Giấy chứng nhận đăng ký tổ chức khoa học và công nghệ:

• Số: [Số giấy chứng nhận];
• Cơ quan cấp: [Tên cơ quan];
• Ngày cấp: ……/……/……

3. Trụ sở chính của tổ chức:

• Địa chỉ: Số 42 phố Nguyễn Chí Thanh, phường Láng, thành phố Hà Nội;
• Điện thoại: [Số điện thoại];
• Email: [Địa chỉ email].

4. Nội dung đề nghị cấp lại:

Viện Nghiên cứu Công nghệ Minh Quang kính đề nghị Sở Khoa học và Công nghệ thành phố Hà Nội cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký tổ chức khoa học và công nghệ do giấy chứng nhận đã được cấp bị [mất/hư hỏng/rách nát/sai sót thông tin].

Lý do cụ thể:
[Trình bày rõ lý do đề nghị cấp lại].

5. Hồ sơ gửi kèm:

1. Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận;
2. [Bản gốc Giấy chứng nhận bị rách, nát/hư hỏng nếu có];
3. [Tài liệu chứng minh việc mất giấy chứng nhận nếu thuộc trường hợp phải cung cấp];
4. [Các tài liệu khác theo yêu cầu].

Viện Nghiên cứu Công nghệ Minh Quang cam kết các thông tin kê khai trong đơn và tài liệu kèm theo là chính xác, trung thực; chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đề nghị cấp lại và tiếp tục hoạt động đúng quy định pháp luật.

Kính đề nghị Sở Khoa học và Công nghệ thành phố Hà Nội xem xét, giải quyết.

Xin trân trọng cảm ơn.

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐẠI DIỆN CỦA TỔ CHỨC

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu/ký số nếu có)

Nguyễn Thành Đạt

Lưu ý: Mẫu trên là mẫu đơn tham khảo. Khi thực hiện thủ tục thực tế, cần xác định đúng loại giấy chứng nhận và sử dụng biểu mẫu hiện hành của thủ tục tương ứng.

Hướng dẫn cách điền đơn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận hoạt động

Các trường thông tin bắt buộc cần kê khai

Mẫu I-12 có 15 trường bắt buộc, chia 3 nhóm: thông tin doanh nghiệp, thông tin chi nhánh, và lý do + cam kết. Trường "người đứng đầu chi nhánh" bị sai nhiều nhất (25% lỗi). Cần đánh dấu X đúng ô: chi nhánh / văn phòng đại diện / địa điểm kinh doanh — nhiều doanh nghiệp chọn nhầm giữa chi nhánh và địa điểm kinh doanh, gây mất thời gian.

Lưu ý khi trình bày lý do cấp lại

Mô tả ngắn gọn, đúng trọng tâm. Nếu mất do trộm cắp, cơ quan có thể yêu cầu biên bản xác nhận từ công an (tùy địa phương). Nếu giấy chứng nhận bị thu hồi do nợ thuế hoặc sai phạm, hồ sơ sẽ bị từ chối ngay từ đầu — cần kiểm tra tình trạng pháp lý doanh nghiệp trước khi nộp.

Giấy tờ cần chuẩn bị kèm theo hồ sơ

Bộ hồ sơ thường bao gồm: đơn đề nghị (Mẫu I-12), bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ xác minh lý do (nếu có), giấy ủy quyền (nếu người nộp không phải người đại diện). Một số nơi còn yêu cầu công văn giải trình chi tiết — hãy liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh để biết chính xác.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận hoạt động

Có mẫu chính thức tên “Đơn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận hoạt động” không?

Tùy loại giấy chứng nhận. Đối với tổ chức khoa học và công nghệ, mẫu hiện hành là Mẫu số 05 - Đơn đề nghị thay đổi, bổ sung, cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký tổ chức khoa học và công nghệ.

Khi nào được cấp lại giấy chứng nhận?

Tùy thủ tục, nhưng đối với tổ chức khoa học và công nghệ, các trường hợp gồm giấy chứng nhận bị mất, hư hỏng, rách nát hoặc sai sót thông tin.

Cấp lại có giống thay đổi thông tin không?

Không. Cấp lại và thay đổi, bổ sung là các nội dung khác nhau dù có thể được thực hiện trong cùng một thủ tục hành chính.

Hồ sơ cấp lại gồm những gì?

Hồ sơ cơ bản gồm đơn đề nghị và tài liệu chứng minh lý do hoặc nội dung cần xử lý tương ứng.

Nộp hồ sơ ở đâu?

Đối với tổ chức khoa học và công nghệ, tùy thẩm quyền có thể nộp tại Cục Thông tin, Thống kê hoặc Sở Khoa học và Công nghệ.

Thời gian giải quyết bao lâu?

Đối với thủ tục cấp tỉnh hiện hành, sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, thời hạn xem xét và cấp lại là 06 ngày làm việc.

Cấp lại có mất phí không?

Theo thủ tục cấp tỉnh được công bố năm 2026, không quy định phí, lệ phí.

Có thể nộp hồ sơ trực tuyến không?

Có. Hồ sơ có thể được nộp qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến theo quy định.

Có thể dùng đơn mẫu Word không?

Có thể dùng đơn mẫu Word để tham khảo, nhưng cần đối chiếu với biểu mẫu chính thức hiện hành.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể dùng mẫu đơn PDF để ký, lưu trữ hoặc nộp trực tuyến theo phương thức được chấp nhận.

Có thể tải Đơn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận hoạt động file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word tham khảo trong bài để chuẩn bị nội dung trước khi hoàn thiện hồ sơ. Sau khi điền đầy đủ thông tin, có thể chuyển thành mẫu đơn PDF để ký, số hóa hoặc nộp trực tuyến.

Trước khi sử dụng, nên kiểm tra:

• Loại giấy chứng nhận cần cấp lại;
• Số giấy chứng nhận cũ;
• Cơ quan đã cấp;
• Ngày cấp;
• Lý do cấp lại;
• Tài liệu chứng minh;
• Cơ quan tiếp nhận;
• Biểu mẫu hiện hành;
• Phương thức nộp;
• Thời hạn giải quyết.

Xem thêm hướng dẫn điền cho các mẫu đơn khác như đơn đề nghị hỗ trợ nghiên cứu sinh sau tiến sĩ và đơn đề nghị hỗ trợ chi phí du lịch.

Kết luận

Đơn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận hoạt động là văn bản bắt buộc trong các trường hợp mất, hỏng, sai sót. Nắm rõ quy định, điền đúng mẫu, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ sẽ giúp hồ sơ được xử lý trong 3 ngày làm việc. Tải mẫu đơn chuẩn tại Mẫu Đơn để bắt đầu ngay hôm nay. Nếu cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi!