Đơn đề nghị cấp Giấy phép lập cơ sở bán lẻ

Đơn đề nghị cấp Giấy phép lập cơ sở bán lẻ là gì?

Nếu bạn đang có kế hoạch mở siêu thị, trung tâm thương mại hay chuỗi cửa hàng tiện lợi, chắc chắn bạn đã từng nghe đến khái niệm Đơn đề nghị cấp Giấy phép lập cơ sở bán lẻ. Đây là văn bản hành chính do doanh nghiệp (trong nước hoặc có vốn đầu tư nước ngoài) lập ra để đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền (thường là Sở Công Thương hoặc Bộ Công Thương) cho phép thành lập một cơ sở bán lẻ tại một địa điểm cụ thể.

Mẫu đơn này được ban hành kèm theo Nghị định 09/2018/NĐ-CP với ký hiệu Mẫu số 04, sử dụng thống nhất trên toàn quốc. Vai trò của nó vô cùng quan trọng: nếu không có giấy phép, doanh nghiệp có thể bị xử phạt lên tới 50 triệu đồng theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP. Đặc biệt, với tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, đơn này là tiền đề bắt buộc sau khi đã có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Căn cứ pháp lý của Đơn đề nghị cấp Giấy phép lập cơ sở bán lẻ

Nghị định 09/2018/NĐ-CP và Mẫu số 04 kèm theo

Nghị định 09/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/03/2018, thay thế hoàn toàn các văn bản cũ về hoạt động mua bán hàng hóa của nhà đầu tư nước ngoài. Mẫu số 04 nằm tại Phụ lục IV của Nghị định này. Lưu ý quan trọng: từ ngày 01/07/2025, Nghị định 09 sẽ hết hiệu lực và được thay thế bởi Nghị định 95/2025/NĐ-CP, tuy nhiên Mẫu số 04 vẫn được giữ nguyên giá trị sử dụng trong giai đoạn chuyển tiếp.

Các văn bản pháp luật có liên quan

Để hiểu rõ quy định, bạn cần nắm thêm: - Luật Thương mại 2005 (sửa đổi 2017) – luật gốc về quyền thành lập cơ sở bán lẻ của thương nhân. - Luật Đầu tư 2020, Luật Doanh nghiệp 2020 – xác định đối tượng phải xin phép. - Thông tư 03/2018/TT-BCT hướng dẫn chi tiết hồ sơ, trình tự cấp phép. - Nghị định 98/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 17/2022) về xử phạt vi phạm hành chính. - Ngoài ra, các hiệp định CPTPP, EVFTA cũng có tác động nới lỏng điều kiện nhưng vẫn yêu cầu xin phép.

Đối tượng phải nộp Đơn đề nghị cấp Giấy phép lập cơ sở bán lẻ

Doanh nghiệp trong nước

Doanh nghiệp 100% vốn Việt Nam không bắt buộc xin giấy phép này nếu kinh doanh mặt hàng thông thường, chỉ cần đăng ký bổ sung ngành nghề trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu kinh doanh hàng hóa thuộc danh mục hạn chế (xăng dầu, thuốc lá, rượu...) thì vẫn phải nộp đơn theo Mẫu số 04.

Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài

Theo Điều 5 Nghị định 09/2018/NĐ-CP, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài (liên doanh, 100% vốn nước ngoài, chi nhánh công ty nước ngoài) bắt buộc phải xin Giấy phép lập cơ sở bán lẻ trước khi hoạt động. Nếu là cơ sở bán lẻ thứ nhất tại Việt Nam, điều kiện về vốn, địa điểm khá thoáng, không giới hạn quy mô.

Phân biệt cơ sở bán lẻ thứ nhất và cơ sở bán lẻ ngoài cơ sở thứ nhất

• Cơ sở bán lẻ thứ nhất: cơ sở đầu tiên, quy trình cấp phép nhanh, thời gian xử lý khoảng 10 ngày làm việc, không cần kiểm tra nhu cầu kinh tế (ENT).
• Cơ sở ngoài cơ sở thứ nhất: từ cơ sở thứ hai trở đi, phải trải qua thủ tục ENT. Theo thống kê, giai đoạn 2018-2024, có 12 doanh nghiệp xin lập cơ sở ngoài thứ nhất, trong đó 2 hồ sơ bị từ chối (tỷ lệ rủi ro khoảng 17%), cho thấy cần chuẩn bị rất kỹ.

Cấu trúc và nội dung chi tiết của Đơn đề nghị (Mẫu số 04)

Phần thông tin doanh nghiệp

Ghi rõ tên doanh nghiệp (tiếng Việt, tiếng Anh nếu có), mã số doanh nghiệp/giấy chứng nhận đầu tư, địa chỉ trụ sở chính, điện thoại, email, người đại diện pháp luật. Bắt buộc phải có chữ ký tươi và dấu của doanh nghiệp.

Phần thông tin cơ sở bán lẻ dự kiến lập

Cần mô tả địa chỉ chính xác, diện tích (siêu thị tối thiểu 500m2, trung tâm thương mại tối thiểu 10.000m2), hình thức hoạt động (cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại, cửa hàng tiện lợi), ngày dự kiến khai trương.

Phần ngành hàng, mặt hàng kinh doanh

Kê khai chi tiết từng mặt hàng, mã HS nếu biết, nguồn gốc xuất xứ. Theo thống kê, 90% hồ sơ bị trả về do khai thiếu hoặc sai mã ngành hàng.

Phần cam kết và chữ ký của người đại diện pháp luật

Phần này gồm cam kết về tính chính xác thông tin, chữ ký tươi (không in sẵn), đóng dấu công ty. Nếu ủy quyền, phải kèm giấy ủy quyền công chứng.

Hồ sơ cần chuẩn bị kèm theo Đơn đề nghị

Tài liệu pháp lý của doanh nghiệp

Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/đăng ký đầu tư, Điều lệ công ty, danh sách thành viên góp vốn (nếu thay đổi trong 6 tháng), giấy ủy quyền nếu có.

Tài liệu liên quan đến địa điểm lập cơ sở bán lẻ

Hợp đồng thuê mặt bằng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng nếu công trình trên 10.000m2, văn bản xác nhận không thuộc khu vực cấm xây dựng.

Bản giải trình điều kiện kinh doanh và kế hoạch kinh doanh

Bản giải trình về an toàn thực phẩm, PCCC, môi trường; kế hoạch kinh doanh chi tiết (mục tiêu, doanh thu dự kiến, nguồn cung, phương án tuyển dụng). Đối với cơ sở ngoài thứ nhất, cần thêm bản phân tích tác động kinh tế - xã hội.

Quy trình nộp hồ sơ và thẩm quyền cấp phép

Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương nơi đặt cơ sở bán lẻ

Theo Điều 14 Nghị định 09/2018/NĐ-CP, Sở Công Thương nơi đặt cơ sở là cơ quan tiếp nhận và cấp phép cho cơ sở thứ nhất của doanh nghiệp nước ngoài, và cho các cơ sở của doanh nghiệp trong nước (nếu có). Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến.

Trường hợp cần lấy ý kiến của Bộ Công Thương

Đối với cơ sở ngoài thứ nhất, Sở Công Thương phải xin ý kiến Bộ Công Thương trước khi cấp phép, thường mất 7-10 ngày làm việc. Nếu cơ sở nằm ở khu vực biên giới, hải đảo, cần thêm ý kiến của Bộ Quốc phòng hoặc Bộ Công an.

Thủ tục kiểm tra nhu cầu kinh tế (ENT) đối với cơ sở bán lẻ ngoài cơ sở thứ nhất

ENT (Economic Needs Test) được thực hiện theo Điều 7 Nghị định 09/2018/NĐ-CP, với 4 nhóm tiêu chí: mật độ dân số, số lượng cơ sở hiện có, khoảng cách giữa các cơ sở, tác động đến doanh nghiệp nhỏ và vừa. Kết quả có thể là cấp phép, từ chối hoặc cấp phép có điều kiện. Từ 01/07/2025, Nghị định 95/2025/NĐ-CP có một số nới lỏng, miễn ENT cho cơ sở đặt trong trung tâm thương mại hiện hữu.

Thời hạn giải quyết và lệ phí cấp Giấy phép

Thời hạn thẩm định và cấp phép theo từng trường hợp

• Cơ sở thứ nhất: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
• Cơ sở ngoài thứ nhất: 25 ngày làm việc, gồm thời gian lấy ý kiến và chấm điểm ENT.

Thực tế, theo khảo sát VCCI 2023, thời gian xử lý thường chậm hơn 3-5 ngày làm việc tại các Sở Công Thương lớn.

Mức lệ phí hiện hành và cách nộp

Lệ phí do HĐND cấp tỉnh quyết định, không thống nhất toàn quốc. Thông thường dao động từ 2 triệu đến 10 triệu đồng tùy quy mô. Bạn nên liên hệ Sở Công Thương địa phương để biết mức chính xác.

Điểm mới trong quy định về cấp Giấy phép lập cơ sở bán lẻ từ ngày 01/07/2025

Nghị định 95/2025/NĐ-CP chính thức thay thế Nghị định 09/2018 từ 01/07/2025. Một số điểm mới đáng chú ý: - Mẫu số 04 vẫn giữ nguyên giá trị sử dụng. - Mở rộng diện miễn ENT cho cơ sở ngoài thứ nhất nếu đặt trong trung tâm thương mại, siêu thị hiện hữu. - Quy trình cấp phép được chuẩn hóa, rút ngắn thời gian xử lý một số trường hợp.

Những lỗi thường gặp khi soạn Đơn đề nghị và cách khắc phục

• Khai thiếu mã ngành hàng – kiểm tra kỹ danh mục HS.
• Sai diện tích mặt bằng – đo đạc thực tế trước khi khai.
• Thiếu chữ ký tươi hoặc dấu – chuẩn bị sẵn con dấu.
• Không đính kèm giấy ủy quyền – nếu người nộp không phải đại diện pháp luật.
• Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp hết hiệu lực – cập nhật thay đổi đăng ký trước khi nộp.

Để tránh sai sót, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu đơn liên quan như Đơn đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh rượu, Đơn đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh chuyển khẩu hoặc Đơn đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh để nắm rõ cách trình bày đúng chuẩn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Giấy phép lập cơ sở bán lẻ có thời hạn bao lâu?

Đối với tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, giấy phép có thời hạn 5 năm (theo Điều 15 Nghị định 09/2018/NĐ-CP), có thể gia hạn. Đối với doanh nghiệp trong nước, giấy phép thường có thời hạn theo dự án hoặc vô thời hạn tùy từng trường hợp.

Có thể sửa đổi, bổ sung thông tin trên Giấy phép sau khi được cấp không?

Có. Bạn phải nộp hồ sơ đề nghị sửa đổi (thay đổi địa điểm, diện tích, ngành hàng...) tới Sở Công Thương, kèm các giấy tờ chứng minh. Việc này mất khoảng 7-10 ngày làm việc.

Thủ tục gia hạn Giấy phép lập cơ sở bán lẻ như thế nào?

Bạn cần nộp đơn đề nghị gia hạn trước khi giấy phép hết hạn 30 ngày, cùng với hồ sơ pháp lý còn hiệu lực. Sở Công Thương sẽ xem xét và cấp lại nếu đủ điều kiện.

Cơ sở bán lẻ được tiếp tục hoạt động sau khi thay đổi chủ thể kinh doanh cần làm gì?

Khi thay đổi chủ thể (chuyển nhượng, sáp nhập), doanh nghiệp mới phải làm thủ tục điều chỉnh giấy phép, không được tự ý tiếp tục hoạt động nếu chưa được phép. Nếu không sẽ bị xử phạt như trường hợp không có giấy phép.

Tải mẫu Đơn đề nghị cấp Giấy phép lập cơ sở bán lẻ (file word) miễn phí

Bạn có thể tải trực tiếp file word của Mẫu số 04 tại website Mẫu Đơn. Chúng tôi cung cấp mẫu chuẩn, có hướng dẫn ghi chi tiết từng trường, sẵn sàng chỉnh sửa. Tải ngay để tiết kiệm thời gian soạn thảo.

---

Kết luận: Đơn đề nghị cấp Giấy phép lập cơ sở bán lẻ là bước không thể thiếu nếu bạn muốn mở cửa hàng, siêu thị có vốn nước ngoài hoặc kinh doanh mặt hàng có điều kiện. Hãy chuẩn bị hồ sơ thật kỹ, nắm chắc quy định mới nhất từ Nghị định 95/2025/NĐ-CP và tải mẫu đơn miễn phí ngay hôm nay để bắt đầu hành trình kinh doanh thuận lợi!