Đơn đề nghị cấp C/O mẫu: Mẫu tham khảo, cách điền và hồ sơ cấp C/O

Đơn đề nghị cấp C/O mẫu là một trong những giấy tờ quan trọng trong hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) cho hàng hóa xuất khẩu. Việc kê khai đúng thông tin trên đơn giúp thương nhân hoàn thiện hồ sơ, xác định đúng loại C/O cần cấp và hạn chế tình trạng phải bổ sung, sửa đổi hồ sơ.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách điền, căn cứ pháp luật và mẫu có thông tin minh họa. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Mẫu đơn đề nghị cấp C/O là gì? Quy định pháp lý hiện hành

Đơn đề nghị cấp C/O là chứng từ do thương nhân lập, gửi cơ quan có thẩm quyền (thường là Phòng Quản lý xuất nhập khẩu khu vực thuộc Bộ Công Thương) để đề nghị xác nhận xuất xứ hàng hóa. Mẫu đơn này được ban hành kèm theo các văn bản quy phạm pháp luật về quy tắc xuất xứ, tiêu biểu là Nghị định của Chính phủ và Thông tư hướng dẫn của Bộ Công Thương. Hiện nay, mẫu đơn đề nghị cấp C/O theo mẫu quy định thường là mẫu số 04, tuy nhiên, tùy từng loại C/O (thông thường, ưu đãi theo hiệp định thương mại) mà doanh nghiệp sử dụng mẫu đơn tương ứng. Việc sử dụng đúng mẫu giúp hồ sơ được xử lý nhanh, tránh bị trả lại.

Các loại mẫu đơn đề nghị cấp C/O phổ biến (Mẫu số 04, Form D, C/O giáp lưng)

Tùy theo thị trường xuất khẩu và hiệp định thương mại mà doanh nghiệp cần lựa chọn loại C/O và mẫu đơn tương ứng. Các loại phổ biến gồm:

• Mẫu số 04: Dùng cho C/O không ưu đãi (C/O thông thường).
• Form D: Dùng cho C/O ưu đãi trong khu vực ASEAN (theo Hiệp định ATIGA).
• C/O giáp lưng (Back-to-back): Áp dụng khi hàng hóa được chuyển qua nước thứ ba, thường sử dụng mẫu đề nghị riêng.

Ngoài ra còn có Form E (Trung Quốc), Form B (châu Âu), Form AK (Hàn Quốc)... Dù mỗi loại có đặc thù riêng, mẫu đơn đề nghị cấp C/O thường có cấu trúc tương tự nhau, bao gồm các trường thông tin chính như tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, mô tả hàng hóa, mã HS, nước xuất khẩu, nước nhập khẩu.

Hướng dẫn tải và kê khai đơn đề nghị cấp C/O chi tiết từng ô

Để kê khai đúng và đầy đủ, bạn cần tải mẫu mới nhất từ website cơ quan quản lý hoặc các cổng dịch vụ công trực tuyến. Sau đó, điền từng ô theo nguyên tắc sau:

• Tên, địa chỉ doanh nghiệp: Ghi chính xác theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Mã số thuế: Nhập đủ 10 hoặc 13 số, không dấu.
• Thông tin hàng hóa: Mô tả rõ ràng, ghi mã HS (tối thiểu 6 số), số RCEP nếu có.
• Số hóa đơn, ngày hóa đơn: Khớp với hóa đơn thương mại.
• Nước nhập khẩu: Ghi rõ nước cuối cùng nhận hàng.
• Xuất xứ (tiêu chí): Đánh dấu vào ô quy định tại item 14 của đơn, ví dụ “nhập khẩu nguyên liệu”, “sinh ra từ lãnh thổ”, “quá trình gia công”...

Cần lưu ý ghi số tiền bằng chữ số thống nhất, dùng đơn vị ngoại tệ nếu có. Sau khi điền, người đại diện pháp luật phải ký và đóng dấu treo (nếu có). Chỉ những ô bắt buộc mới được khai, không khai thừa để tránh sai sót.

Bộ hồ sơ đề nghị cấp C/O đầy đủ theo quy định mới nhất

Bộ hồ sơ xin cấp C/O hiện hành gồm:

1. Đơn đề nghị cấp C/O (theo mẫu đã kê khai).
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
3. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
4. Vận tải đơn (Bill of Lading/Airway Bill) nếu hàng vận chuyển bằng đường biển/hàng không.
5. Chứng từ chứng minh xuất xứ: Hóa đơn nguyên liệu, hợp đồng gia công (nếu có), quy trình sản xuất, tờ khai hải quan, v.v.
6. Giấy đăng ký kinh doanh (bản sao có chứng thực đối với trường hợp nộp trực tiếp).

Trong một số trường hợp đặc thù (hàng gia công, hàng quá cảnh), cơ quan cấp C/O có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ khác. Vì vậy, trước khi nộp, bạn nên liên hệ trước để được hướng dẫn cụ thể.

Lưu ý khi nộp đơn đề nghị cấp C/O trực tuyến và trực tiếp

Hiện nay, doanh nghiệp có thể nộp đơn qua hệ thống cấp C/O điện tử hoặc nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa. Dù theo hình thức nào, cần lưu ý:

• Nộp trực tuyến: Sử dụng chữ ký số, scan các chứng từ rõ nét, đúng định dạng (PDF, JPG). Hệ thống sẽ phản hồi mã hồ sơ, bạn cần theo dõi trạng thái.
• Nộp trực tiếp: Mang bản gốc và bản sao đối chiếu, có người nộp hoặc ủy quyền hợp lệ.
• Thời gian xử lý: Thông thường 3 giờ nếu hồ sơ hợp lệ; nếu cần kiểm tra thực tế, thời gian có thể kéo dài hơn.
• Lưu ý về dấu và chữ ký: Chữ ký phải đúng với mẫu đã đăng ký. Nếu sai sót, đơn sẽ bị từ chối.

Bên cạnh đó, nếu có sự thay đổi về nhân sự, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, bạn phải cập nhật thông tin trên hệ thống trước khi nộp đơn.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị cấp C/O

Đơn đề nghị cấp C/O là Mẫu số mấy?

Đơn đề nghị cấp C/O là Mẫu số 04 thuộc Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 31/2018/NĐ-CP.

Đơn đề nghị cấp C/O có phải là C/O không?

Không. Đơn là văn bản đề nghị cấp C/O, còn C/O là Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được cấp sau khi hồ sơ đáp ứng điều kiện.

Xin C/O có cần Mẫu C/O tương ứng không?

Có. Hồ sơ đề nghị cấp C/O không chỉ có Đơn đề nghị cấp C/O mà còn có Mẫu C/O tương ứng được khai hoàn chỉnh cùng các chứng từ khác theo từng trường hợp.

Xin C/O lần đầu cần những giấy tờ gì?

Tùy thủ tục cụ thể, hồ sơ có thể gồm Đơn đề nghị cấp C/O, Mẫu C/O tương ứng, tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải và các chứng từ chứng minh xuất xứ. Với trường hợp lần đầu hoặc sản phẩm mới, hồ sơ có thể cần thêm tài liệu về cơ sở sản xuất, nguyên liệu và quy trình sản xuất.

Có thể dùng một mẫu C/O cho mọi nước không?

Không. Loại C/O và quy tắc xuất xứ phụ thuộc vào thị trường xuất khẩu, hiệp định thương mại và cơ chế ưu đãi áp dụng.

C/O có phải do doanh nghiệp tự cấp không?

Thông thường C/O được cấp bởi cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền. Tuy nhiên, pháp luật cũng có cơ chế thương nhân tự chứng nhận xuất xứ trong những trường hợp đáp ứng điều kiện. Thông tư 40/2025/TT-BCT hiện quy định cả việc chấp thuận bằng văn bản cho thương nhân tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa xuất khẩu.

Đơn đề nghị cấp C/O có thể nộp trực tuyến không?

Có thể thực hiện khai hồ sơ điện tử trong các thủ tục và hệ thống được áp dụng. Ngoài ra, tùy thủ tục còn có thể thực hiện trực tiếp hoặc qua bưu điện.

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF hoặc đơn mẫu Word tải trên mạng không?

Có thể sử dụng để tham khảo cách trình bày, nhưng trước khi nộp cần kiểm tra mẫu có đúng Mẫu số 04 và các quy định hiện hành hay không. Đặc biệt, phải đối chiếu loại C/O, quy tắc xuất xứ và yêu cầu hồ sơ của từng thủ tục.

Kết luận

Việc nắm vững mẫu đơn đề nghị cấp C/O theo quy định là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xuất khẩu tiết kiệm thời gian và chi phí. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin về cách lựa chọn, kê khai và nộp hồ sơ. Nếu bạn cần mẫu đơn cho các thủ tục hành chính khác, hãy tham khảo thêm các tài liệu sau:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép quá cảnh hàng hóa
• Đơn đề nghị cấp giấy phép bán hàng đa cấp
• Đơn đề nghị cấp giấy phép bán lẻ hàng hóa

Để tải mẫu đơn chuẩn, nhanh chóng và được hướng dẫn miễn phí từ đội ngũ Mẫu Đơn, bạn vui lòng truy cập https://maudon.com.vn ngay hôm nay.