Đơn đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại

Mẫu Đơn đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại là gì?

Đơn đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại (Mẫu số 10) là văn bản do thương nhân, tổ chức lập ra để đề nghị cơ quan quản lý nhà nước xác nhận việc tổ chức hội chợ, triển lãm tại một địa điểm, thời gian cụ thể. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định và tránh bị xử phạt hành chính.

Căn cứ pháp lý mới nhất – Mẫu số 10 theo Nghị định 128/2024/NĐ-CP

Hiện nay, mẫu đơn này được ban hành kèm theo Nghị định 128/2024/NĐ-CP, thay thế mẫu cũ tại Nghị định 81/2018/NĐ-CP. Nghị định mới có hiệu lực từ năm 2025 và được áp dụng thống nhất trên toàn quốc. Nếu bạn đang tải mẫu theo NĐ 81/2018 thì hãy dừng lại – mẫu cũ không còn giá trị sử dụng, hồ sơ nộp bằng mẫu cũ sẽ bị từ chối.

So sánh mẫu đơn mới 2026 với Nghị định 81/2018/NĐ-CP cũ

Mẫu mới bổ sung các trường thông tin quan trọng như mã số doanh nghiệp, email, số điện thoại người liên hệ, và yêu cầu ghi rõ loại hình hội chợ (tổng hợp, chuyên ngành, quốc tế). Quy trình nộp hồ sơ cũng được đẩy mạnh theo hướng trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia, giảm thời gian xử lý xuống còn 07 ngày làm việc thay vì 10 ngày như trước.

Đối tượng phải nộp đơn đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại

Theo quy định, các đối tượng sau phải nộp Mẫu số 10:

• Thương nhân, tổ chức tổ chức hội chợ tại Việt Nam: Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh có đăng ký ngành nghề xúc tiến thương mại.
• Thương nhân, tổ chức tổ chức hội chợ tại nước ngoài: Phải gửi hồ sơ đến Bộ Công Thương (Cục Xúc tiến thương mại), không nộp tại Sở Công Thương địa phương.

Cá nhân không có đăng ký kinh doanh không được đứng tên tổ chức hội chợ, triển lãm độc lập.

Hướng dẫn chi tiết cách điền Đơn đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại

Khi điền đơn, cần lưu ý các mục sau:

• Tên tổ chức: Ghi chính xác theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không viết tắt.
• Mã số doanh nghiệp/MST: Bắt buộc đúng mã số thuế, sai sẽ bị hệ thống trả hồ sơ.
• Tên hội chợ, triển lãm: Không dùng từ “quốc tế” nếu chưa đủ tỷ lệ doanh nghiệp nước ngoài.
• Địa điểm: Ghi rõ số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
• Thời gian: Tách bạch 3 mốc: dựng gian hàng, khai mạc/bế mạc, tháo dỡ.
• Quy mô: Số gian hàng tiêu chuẩn (thường là gian 3m x 3m), tổng diện tích, số doanh nghiệp tham gia.

Người ký đơn phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ.

Hồ sơ đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại gồm những giấy tờ gì?

Một bộ hồ sơ đầy đủ gồm:

1. Đơn đăng ký theo Mẫu số 10.
2. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hợp tác xã/hộ kinh doanh.
3. Kế hoạch tổ chức chi tiết (mục đích, quy mô, chương trình, sơ đồ mặt bằng).
4. Văn bản chứng minh quyền sử dụng địa điểm (hợp đồng thuê, giấy xác nhận).
5. Với hội chợ có yếu tố nước ngoài: danh sách thương nhân nước ngoài, giấy tờ tư cách pháp lý.

Trình tự, thủ tục nộp đơn tại Sở Công Thương

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo Mẫu số 10, kiểm tra kỹ thông tin.

Bước 2: Gửi hồ sơ đến Sở Công Thương nơi tổ chức sự kiện qua một trong ba hình thức: trực tiếp, bưu điện hoặc trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Nộp trực tuyến nhanh hơn và được xử lý ưu tiên.

Bước 3: Sở Công Thương xem xét và ra văn bản xác nhận. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ yêu cầu bổ sung trong thời hạn quy định.

Thời gian giải quyết và lệ phí đăng ký

• Thời gian giải quyết: 07 ngày làm việc đối với hồ sơ hợp lệ. Với hội chợ quy mô trên 300 gian hàng hoặc có yếu tố quốc tế, có thể kéo dài hơn do phải lấy ý kiến các sở, ngành.
• Lệ phí: Theo quy định của từng địa phương, thường từ 200.000 – 500.000 đồng/hồ sơ. Nộp trực tuyến có thể được miễn giảm.

Sửa đổi, bổ sung nội dung đăng ký sau khi nộp đơn

Nếu cần thay đổi quy mô, địa điểm hoặc thời gian, bạn phải gửi văn bản sửa đổi, bổ sung chậm nhất 30 ngày trước khi khai mạc. Thủ tục này tương tự như nộp đơn mới, kèm giải trình lý do.

Những vướng mắc thường gặp và câu hỏi liên quan

Hồ sơ bị từ chối do sai sót gì?

• Tải nhầm mẫu cũ theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP.
• Thiếu giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm.
• Ghi tên hội chợ không đúng tính chất, gây nhầm lẫn.
• Người ký không đúng thẩm quyền.

Mẫu đơn có thời hạn hiệu lực bao lâu?

Mẫu số 10 không có thời hạn hiệu lực riêng, nhưng văn bản xác nhận chỉ có giá trị cho một sự kiện cụ thể. Bạn phải nộp đơn mới cho mỗi lần tổ chức khác nhau.

Có thể nộp đơn online qua Cổng dịch vụ công quốc gia không?

Có. Nộp trực tuyến được khuyến khích và có thể rút ngắn thời gian xử lý.

Ngoài ra, để hỗ trợ nhiều lĩnh vực khác, Mẫu Đơn cung cấp các mẫu đơn hữu ích như Đơn đăng ký tham gia mạng lưới tư vấn viên, Đơn đăng ký tham dự giải thưởng chất lượng quốc gia và Đơn đăng ký sử dụng mã số mã vạch. Bạn có thể tham khảo thêm khi cần.

Kết luận

Đơn đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại là thủ tục bắt buộc giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý. Hãy sử dụng đúng Mẫu số 10 theo Nghị định 128/2024/NĐ-CP, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp sớm. Truy cập Mẫu Đơn để tải mẫu mới nhất và được hỗ trợ chi tiết.