Đơn xin tạm ứng chi phí đi lại: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn xin tạm ứng chi phí đi lại là văn bản do người lao động, nhân viên hoặc cá nhân được cử đi công tác lập để đề nghị cơ quan, doanh nghiệp hoặc đơn vị tạm ứng một khoản tiền phục vụ việc di chuyển, đi lại trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo với nội dung minh họa, hướng dẫn cách trình bày mục đích chuyến đi, thời gian, địa điểm, phương tiện di chuyển và số tiền đề nghị tạm ứng. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Lưu ý: Mẫu dưới đây sử dụng thông tin giả định để minh họa. Số tiền tạm ứng và quy trình thanh toán thực tế cần căn cứ vào quy chế tài chính, quy định công tác phí và chính sách của cơ quan, doanh nghiệp.

Giới thiệu về mẫu Đơn xin tạm ứng chi phí đi lại

Đơn xin tạm ứng chi phí đi lại là văn bản quan trọng giúp người lao động đề nghị ứng trước tiền cho chuyến công tác. Mẫu chuẩn đảm bảo tính pháp lý, giảm sai sót và minh bạch trong chi tiêu. Theo khảo sát gần đây, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có mẫu đơn chuẩn hóa, dẫn đến những khó khăn trong hạch toán và quyết toán công tác phí.

Mục đích sử dụng của đơn xin tạm ứng chi phí đi lại

Đơn dùng để xin ứng trước chi phí như vé tàu xe, máy bay, khách sạn, ăn uống và công tác phí. Đây là căn cứ để kế toán kiểm soát hạn mức chi và quyết toán sau chuyến đi. Ngoài ra, đơn còn giúp tránh tình trạng lạm dụng ngân quỹ và là bằng chứng quan trọng khi thanh tra, kiểm toán.

Đối tượng áp dụng trong doanh nghiệp và cơ quan nhà nước

Áp dụng cho nhân viên văn phòng, kinh doanh, công nhân kỹ thuật và cán bộ, công chức, viên chức. Tùy cơ chế tài chính, mỗi tổ chức quy định mức tạm ứng và thời hạn hoàn ứng riêng. Tuy nhiên, mẫu đơn cần tuân thủ khung pháp lý chung về chứng từ kế toán để đảm bảo giá trị sử dụng.

Chi tiết các trường thông tin bắt buộc trong Đơn xin tạm ứng chi phí đi lại

Mẫu đơn theo Thông tư 200 (mẫu 03-TT) cần các trường chính:

Thông tin người đề nghị, bộ phận và chức vụ

Ghi rõ họ tên, mã số nhân viên, bộ phận, chức danh để xác định trách nhiệm hoàn ứng. Các thông tin này giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự và theo dõi công nợ tạm ứng chính xác.

Số tiền tạm ứng (Viết bằng số và bằng chữ) và mục đích chi tiết

Nêu số tiền cụ thể bằng số và bằng chữ, mục đích đi công tác, thời gian và các khoản chi dự kiến. Việc ghi rõ ràng giúp cấp phê duyệt đánh giá tính hợp lý và cần thiết của khoản ứng, tránh yêu cầu bổ sung sau này.

Thời hạn hoàn ứng và cam kết quyết toán

Cam kết hoàn ứng trong 5-15 ngày sau chuyến đi và chịu trách nhiệm về chứng từ hợp lệ. Thời hạn này phải được kế toán và giám đốc thống nhất, đảm bảo tiến độ quyết toán công tác phí hàng tháng.

Mẫu Đơn xin tạm ứng chi phí đi lại có thông tin tham khảo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 14 tháng 8 năm 2026

ĐƠN XIN TẠM ỨNG CHI PHÍ ĐI LẠI

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty TNHH Thương mại An Phúc

Họ và tên: Nguyễn Minh Hoàng

Chức vụ: Chuyên viên Kinh doanh

Bộ phận: Phòng Kinh doanh

Mã nhân viên: KD-0268

Số điện thoại: 09xx xxx 482

Nay tôi làm đơn này kính đề nghị Ban Giám đốc và Phòng Tài chính - Kế toán xem xét cho tôi được tạm ứng chi phí đi lại để thực hiện nhiệm vụ công tác theo phân công của Công ty.

1. Thông tin chuyến công tác

Mục đích: Gặp gỡ khách hàng, khảo sát nhu cầu và làm việc về kế hoạch cung ứng hàng hóa quý III/2026.

Địa điểm: Thành phố Hải Phòng.

Thời gian: Từ ngày 18/08/2026 đến ngày 20/08/2026.

Phương tiện dự kiến: Tàu hỏa và taxi.

2. Chi phí đề nghị tạm ứng

Dự kiến các khoản chi phí đi lại:

• Vé tàu khứ hồi Hà Nội - Hải Phòng: 600.000 đồng;
• Chi phí taxi di chuyển tại Hải Phòng: 800.000 đồng;
• Chi phí di chuyển từ nhà ga đến địa điểm làm việc: 300.000 đồng;
• Chi phí đi lại phát sinh khác trong phạm vi công tác: 300.000 đồng.

Tổng số tiền đề nghị tạm ứng: 2.000.000 đồng
(Bằng chữ: Hai triệu đồng chẵn).

3. Nội dung đề nghị

Kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt khoản tạm ứng 2.000.000 đồng để tôi chủ động thanh toán các chi phí đi lại phục vụ chuyến công tác nêu trên.

Sau khi hoàn thành chuyến công tác, tôi cam kết:

1. Sử dụng khoản tạm ứng đúng mục đích;
2. Lưu giữ và cung cấp hóa đơn, vé và chứng từ liên quan theo quy định;
3. Thực hiện quyết toán chi phí sau khi kết thúc chuyến công tác;
4. Hoàn trả phần tiền tạm ứng còn thừa nếu có;
5. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các khoản chi phí đề nghị thanh toán.

Kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.

Xin trân trọng cảm ơn!

Người đề nghị
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Minh Hoàng

Ý kiến của Trưởng bộ phận

....................................................................................

....................................................................................

Trưởng bộ phận
(Ký, ghi rõ họ tên)

Phê duyệt của Ban Giám đốc

....................................................................................

....................................................................................

GIÁM ĐỐC
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu có)

Hướng dẫn chi tiết cách điền và quy trình phê duyệt đơn tạm ứng

Các bước kê khai chi phí phương tiện đi lại và công tác phí

Liệt kê toàn bộ chi phí dự kiến, không vượt quá 70-80% dự toán. Đối với chuyến đi nước ngoài, cần thêm văn bản duyệt phương án. Nên đính kèm bảng dự toán chi tiết để quá trình phê duyệt nhanh chóng, hạn chế kéo dài.

Quy trình phê duyệt qua các cấp (Trưởng bộ phận, Kế toán, Giám đốc)

Gồm 4 bước: Người lao động điền đơn; trưởng bộ phận xác nhận; kế toán kiểm tra hạn mức; giám đốc phê duyệt. Thời gian xử lý trung bình 1 ngày. Trường hợp cần duyệt gấp, doanh nghiệp có thể cho phép gửi bản scan qua email, sau đó bổ sung bản gốc.

Lợi ích khi sử dụng mẫu đơn tạm ứng chi phí đi lại chuẩn pháp lý

Tuân thủ đúng quy định của Thông tư 99 và Thông tư 200

Mẫu đúng quy định là chứng từ bắt buộc để hạch toán TK 141, tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế. Các cơ quan thuế thường yêu cầu xuất trình đơn tạm ứng khi kiểm tra, nếu thiếu chứng từ sẽ bị loại trừ chi phí hợp lý, gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.

Tải file Word dễ dàng, nhanh chóng, sử dụng ngay cho doanh nghiệp

Mẫu file Word dễ chỉnh sửa logo, tên công ty. Tham khảo thêm các mẫu như đơn xin đi công tác, đơn xin miễn nhiệm, đơn xin chuyển công tác trong quân đội. Tải về, chỉnh sửa và sử dụng ngay là giải pháp tiết kiệm thời gian cho bộ phận hành chính – nhân sự.

Câu hỏi thường gặp

Đơn xin tạm ứng chi phí đi lại dùng cho ai?

Có thể sử dụng cho nhân viên, cán bộ hoặc người được đơn vị giao nhiệm vụ cần di chuyển và cần nhận tiền trước để thanh toán chi phí.

Có thể xin tạm ứng tiền taxi không?

Có thể nếu chi phí taxi thuộc phạm vi được đơn vị cho phép thanh toán.

Có thể xin tạm ứng tiền vé máy bay không?

Có thể nếu chuyến công tác và phương tiện máy bay được phê duyệt theo quy định của đơn vị.

Có cần ghi cả tiền ăn và tiền khách sạn không?

Nếu chỉ xin chi phí đi lại, không nhất thiết. Tiền ăn, lưu trú và các khoản khác có thể được lập trong hồ sơ công tác phí nếu đơn vị có quy định riêng.

Có cần ghi số tiền bằng chữ không?

Nên ghi cả số và chữ để tránh nhầm lẫn.

Sau khi tạm ứng có phải hoàn lại tiền thừa không?

Thông thường, khoản tạm ứng phải được quyết toán; phần tiền chưa sử dụng hoặc không đủ điều kiện thanh toán cần được xử lý theo quy định tài chính của đơn vị.

Có thể xin tạm ứng trước bao lâu?

Thời điểm tạm ứng phụ thuộc vào quy trình nội bộ của cơ quan, doanh nghiệp và lịch công tác.

Có cần chữ ký của trưởng phòng không?

Nếu quy trình nội bộ yêu cầu phê duyệt theo cấp, nên có chữ ký của trưởng bộ phận trước khi chuyển hồ sơ sang cấp có thẩm quyền.

Có thể dùng mẫu đơn Word không?

Có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin người đề nghị, chuyến công tác và bảng dự toán.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký và hoàn thiện hồ sơ tạm ứng.

Có thể tải Đơn xin tạm ứng chi phí đi lại file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để điền thông tin người đề nghị, mục đích chuyến đi, thời gian, địa điểm, phương tiện và số tiền cần tạm ứng.

Sau khi hoàn thiện, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF để ký và gửi bộ phận có thẩm quyền phê duyệt.

Trước khi nộp, nên kiểm tra:

• Họ tên người đề nghị;
• Chức vụ và bộ phận;
• Mục đích chuyến đi;
• Địa điểm;
• Thời gian;
• Phương tiện;
• Dự toán từng khoản;
• Tổng số tiền;
• Số tiền bằng chữ;
• Cam kết quyết toán;
• Chữ ký của người đề nghị;
• Ý kiến/phê duyệt theo quy trình nội bộ.

Truy cập https://maudon.com.vn để tải hàng trăm mẫu đơn chuẩn pháp lý khác.