Đơn xin cấp giấy chứng nhận kết quả học tập

Mẫu đơn xin cấp giấy chứng nhận kết quả học tập chuẩn nhất

Giấy chứng nhận kết quả học tập là văn bản quan trọng để sinh viên bổ sung hồ sơ xin việc, học tiếp hoặc làm thủ tục hành chính. Bài viết này cung cấp mẫu đơn chuẩn, hướng dẫn điền chi tiết và quy trình nộp hồ sơ hiệu quả.

Tải mẫu đơn DOC/PDF chuẩn định dạng

Hiện nay, hầu hết các trường đại học, cao đẳng công bố mẫu đơn xin cấp giấy chứng nhận kết quả học tập trên website phòng đào tạo. Bạn nên ưu tiên tải file có đuôi .doc/.docx để dễ dàng chỉnh sửa thông tin trước khi in. Khi tải từ các trang tổng hợp, hãy đối chiếu với mẫu của trường để đảm bảo đúng thể thức theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Khi nào cần sử dụng đơn xin cấp giấy chứng nhận kết quả học tập?

Nhu cầu xin giấy chứng nhận kết quả học tập tăng cao vào các dịp xét tốt nghiệp, tuyển dụng hoặc khi sinh viên cần bổ sung hồ sơ du học, học thạc sĩ. Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, giấy này chỉ được cấp khi người học có đơn đề nghị. Ngoài ra, sinh viên cũng cần xin xác nhận để đăng ký thực tập tại doanh nghiệp hoặc xét tuyển vào các chương trình liên kết quốc tế. Nếu bạn đang có kế hoạch du học, cần chuẩn bị thêm đơn xin xét duyệt hồ sơ du học để hoàn tất thủ tục.

Nội dung và các mục bắt buộc trong đơn

Mẫu đơn xin cấp giấy chứng nhận kết quả học tập thường gồm các mục bắt buộc theo Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT. Người làm đơn cần điền đầy đủ họ tên, ngày sinh, số CCCD, khóa học, ngành học, loại hình đào tạo và thông tin liên hệ.

Thông tin người làm đơn

Phần này yêu cầu ghi chính xác mã sinh viên, họ tên viết hoa đúng giấy khai sinh, ngày sinh, nơi sinh và số CCCD. Nếu tên không khớp với giấy tờ gốc, hồ sơ sẽ bị từ chối.

Thời gian học muốn xác nhận

Bạn cần ghi rõ học kỳ, năm học cần xác nhận để tránh cấp nhầm dữ liệu. Ví dụ: "học kỳ 1 năm học gần nhất" thay vì ghi năm cụ thể.

Lý do xin cấp giấy chứng nhận

Lý do phải trùng với mục đích thực tế như xin việc, học tiếp, du học hoặc bổ sung hồ sơ. Nhiều trường ghi chú lên giấy chứng nhận, vì vậy bạn cần nêu rõ ràng.

Hướng dẫn cách điền đơn chi tiết từng mục

Cách ghi thông tin cá nhân và mã sinh viên

Tra cứu mã sinh viên trên hệ thống đào tạo trước khi điền. Sai một ký tự có thể khiến phòng đào tạo không truy xuất được dữ liệu, bạn phải làm lại đơn.

Cách ghi lý do phù hợp từng trường hợp (xin việc, học tiếp, bổ sung hồ sơ)

• Xin việc: ghi rõ tên công ty và vị trí ứng tuyển.
• Học tiếp: ghi tên trường và chương trình dự định.
• Bổ sung hồ sơ: ghi rõ mục đích bổ sung.

Nếu bạn đang theo học chương trình liên kết đào tạo quốc tế, cần tham khảo thêm đơn xin xác nhận chương trình liên kết đào tạo quốc tế để có thủ tục chính xác.

Quy trình nộp đơn và thời gian giải quyết

Nộp đơn tại phòng đào tạo hay trực tuyến?

Hầu hết trường cho phép nộp trực tiếp tại phòng đào tạo hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến. Bạn nên kiểm tra website trường để biết hình thức áp dụng.

Thời gian nhận kết quả và lệ phí

Thời gian giải quyết thường từ 2-5 ngày làm việc. Lệ phí thấp nhất theo quy định, nhưng bạn cần xác nhận trước khi nộp.

Những lỗi thường gặp khi làm đơn cần tránh

Điền thiếu thông tin bắt buộc

Thiếu họ tên, mã sinh viên hoặc chữ ký là lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại. Hãy rà soát kỹ trước khi nộp.

Chưa hoàn thành học phí trước khi xin xác nhận

Nhiều trường yêu cầu hoàn thành nghĩa vụ tài chính trước khi cấp giấy. Bạn cần kiểm tra công nợ với phòng kế toán.

Các trường hợp đặc biệt khi xin cấp giấy chứng nhận kết quả học tập

Xin cấp lại bảng điểm khi bị mất

Nếu bảng điểm gốc bị mất, bạn cần làm đơn xin cấp lại kèm giấy tờ tùy thân và cam kết chịu trách nhiệm.

Xin cấp bản sao kết quả học tập

Bản sao có giá trị tương đương bản chính theo quy định. Bạn cần ghi rõ số lượng bản sao trong đơn.

Xin xác nhận để bảo lưu kết quả học tập

Trường hợp bảo lưu, bạn cần xin xác nhận kết quả đã học để nộp cho cơ sở mới. Nếu thay đổi hình thức học tập khi du học, hãy tham khảo đơn xin thay đổi hình thức học tập khi du học để bổ sung hồ sơ.

Mẫu đơn tham khảo kèm hướng dẫn chi tiết

Ví dụ mẫu đơn đã điền sẵn

Dưới đây là ví dụ minh họa (không dùng tên thật): CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc – ĐƠN XIN CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN KẾT QUẢ HỌC TẬP – Kính gửi Phòng Đào tạo Trường... – Tôi tên: Nguyễn Văn A, MSSV: 123456, lớp... – Đề nghị cấp giấy chứng nhận để nộp hồ sơ xin việc tại Công ty... – Cam đoan thông tin chính xác.

Lưu ý về thể thức văn bản hành chính khi trình bày đơn

Trình bày theo đúng hướng dẫn tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên trường, số/ký hiệu, ngày tháng, địa điểm, chữ ký. Không tẩy xóa, viết tắt tùy tiện.

Kết luận

Đơn xin cấp giấy chứng nhận kết quả học tập là thủ tục bắt buộc để nhận được văn bản xác nhận từ nhà trường. Hãy chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, điền đúng thông tin và nộp đơn theo quy trình để tiết kiệm thời gian. Tham khảo thêm các mẫu đơn khác tại Mẫu Đơn để có thêm nhiều biểu mẫu hữu ích.