Đơn xin cấp bản sao giấy chứng nhận kết hôn

Việc xin cấp bản sao giấy chứng nhận kết hôn là thủ tục cần thiết khi bạn sử dụng giấy tờ này trong các giao dịch dân sự, hành chính hoặc bổ túc hồ sơ nhân sự. Bài viết sau đây của Mẫu Đơn sẽ giúp bạn nắm rõ cách hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng.

Đơn xin cấp bản sao giấy chứng nhận kết hôn là gì? Khi nào cần sử dụng?

Đơn xin cấp bản sao giấy chứng nhận kết hôn là văn bản do cá nhân có yêu cầu gửi đến cơ quan hộ tịch để được cấp bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao trích lục từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Văn bản này thường được sử dụng trong các trường hợp: bản chính bị thất lạc, hư hỏng; cần gửi cho cơ quan bảo hiểm, ngân hàng, trường học; hoặc phục vụ việc chứng minh quan hệ nhân thân.

Phân biệt giấy chứng nhận kết hôn bản chính và bản sao trích lục kết hôn

Giấy chứng nhận kết hôn bản chính là bản do cơ quan đăng ký hộ tịch cấp ngay tại thời điểm đăng ký kết hôn. Bản sao trích lục kết hôn là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc dữ liệu hộ tịch, có giá trị pháp lý như bản chính. Bản sao trích lục không thay thế bản chính nhưng được pháp luật công nhận trong hầu hết các giao dịch.

Các trường hợp được phép xin cấp bản sao giấy chứng nhận kết hôn

Theo quy định, các cá nhân sau có quyền yêu cầu cấp bản sao: vợ, chồng (bao gồm cả vợ chồng đã ly hôn), cha mẹ, con cái, người giám hộ hoặc đại diện theo ủy quyền; trường hợp người yêu cầu là người thân thì cần giấy ủy quyền hợp lệ.

Căn cứ pháp lý theo Luật Hộ tịch 2014 và Nghị định 123/2015/NĐ-CP

Việc cấp bản sao giấy chứng nhận kết hôn được quy định tại Điều 62, 63 Luật Hộ tịch 2014 và hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Mẫu đơn hiện hành sử dụng theo Thông tư 04/2020/TT-BTP.

Hướng dẫn chi tiết điền đơn xin cấp bản sao giấy chứng nhận kết hôn

Mẫu đơn mới nhất – Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo Thông tư 04/2020/TT-BTP

Mẫu đơn hiện nay được gọi là "Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch" (mẫu TP/TK-04) ban hành kèm Thông tư 04/2020/TT-BTP. Bạn có thể tải mẫu tại website maudon.com.vn hoặc nhận trực tiếp tại bộ phận một cửa.

Cách ghi các thông tin: nơi đăng ký kết hôn, họ tên vợ/chồng, số lượng bản sao

Khi điền, bạn cần ghi chính xác: - Số định danh cá nhân, họ tên người yêu cầu; - Quan hệ với người được cấp bản sao (ví dụ: là vợ/chồng, con...); - Nơi đăng ký kết hôn: Ủy ban nhân dân xã/phường, tỉnh/thành phố nơi đã đăng ký; - Họ tên vợ/chồng; - Ngày tháng năm đăng ký kết hôn; - Số lượng bản sao cần cấp (thường ghi rõ con số bằng chữ và số); - Mục đích sử dụng (không bắt buộc nhưng nên ghi rõ). Lưu ý: Không tẩy xóa, sửa chữa; ký ghi rõ họ tên từng mục nếu có.

Những lưu ý khi khai quan hệ với người được cấp bản sao và thông tin tra cứu bổ sung

Nếu bạn không phải là vợ/chồng trực tiếp, cần khai rõ quan hệ và kèm giấy tờ chứng minh như sổ hộ khẩu, giấy khai sinh hoặc quyết định công nhận việc nuôi con nuôi. Với trường hợp cấp bản sao cho bên thứ ba, bắt buộc phải có ủy quyền. Ngoài ra, có thể ghi thêm thông tin hỗ trợ tra cứu như số sổ, số hồ sơ gốc nếu biết.

Trình tự, thủ tục và lệ phí xin cấp bản sao giấy chứng nhận kết hôn

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những giấy tờ gì?

Cần chuẩn bị: tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch; bản chính hoặc bản sao giấy tờ tùy thân như chứng minh nhân dân/căn cước công dân hộ chiếu còn hiệu lực (xuất trình khi nộp); giấy ủy quyền nếu có. Trong một số trường hợp, bạn cần cung cấp thông tin về bản chính giấy kết hôn nếu còn.

Nơi nộp hồ sơ: UBND cấp xã hay cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch

Nếu việc đăng ký kết hôn được thực hiện tại UBND xã/phường trước đây, bạn đến UBND cấp xã nơi đang lưu trữ sổ hộ tịch. Đối với trường hợp đăng ký tại UBND cấp huyện (kết hôn có yếu tố nước ngoài), bạn đến Phòng Tư pháp cấp huyện. Hiện nay, nhiều tỉnh/thành đã áp dụng cấp bản sao từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch, nên bạn có thể nộp tại bất kỳ cơ quan nào gần nhất.

Quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ và thời gian giải quyết

Quy trình gồm: nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến; cán bộ kiểm tra, thẩm tra; nếu đủ điều kiện, sẽ cấp bản sao trong thời gian 03 ngày làm việc. Trường hợp cần xác minh, thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Lệ phí cấp bản sao giấy chứng nhận kết hôn hiện nay

Lệ phí cấp bản sao trích lục hộ tịch do HĐND cấp tỉnh quy định, thường từ 3.000 đến 5.000 đồng/bản. Người thuộc diện hộ nghèo hoặc có công với cách mạng có thể được giảm theo quy định.

Các câu hỏi thường gặp khi xin cấp bản sao giấy chứng nhận kết hôn

Có thể xin cấp bản sao trực tuyến qua Cổng dịch vụ công không?

Hiện nay, hầu hết các tỉnh/thành đã triển khai dịch vụ công trực tuyến cấp bản sao trích lục hộ tịch. Bạn có thể đăng ký tài khoản, điền tờ khai và nộp hồ sơ qua mạng; sau đó nhận kết quả tại nhà hoặc đến lấy trực tiếp.

Bản sao giấy chứng nhận kết hôn có giá trị pháp lý tương đương bản chính không?

Theo Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, bản sao trích lục hộ tịch có giá trị sử dụng như bản chính trong các quan hệ dân sự, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu bản chính. Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể dùng bản sao này trong hầu hết các thủ tục.

Giấy chứng nhận kết hôn bị mất thì xin cấp lại bản chính hay bản sao trích lục?

Khi bản chính bị mất, bạn không được cấp lại bản chính mới. Thay vào đó, bạn xin cấp bản sao trích lục từ sổ gốc. Bản sao này có giá trị tương đương và được chấp nhận trong mọi giao dịch pháp lý.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu đơn liên quan: Đơn xin cấp lại bản sao di chúc, Đơn xin cấp lại giấy chứng nhận gia đình văn hóa và Đơn xin tham gia ngày hội gia đình tiêu biểu cấp tỉnh.

Việc chuẩn bị hồ sơ đúng quy định sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Để tải mẫu đơn và tra cứu các văn bản liên quan, truy cập ngay Mẫu Đơn. Chúng tôi luôn đồng hành cùng bạn trong mọi thủ tục hành chính!