Đơn điều chỉnh giá: Mẫu chuẩn và hướng dẫn cách viết

Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc hợp đồng xây dựng, giá đã thỏa thuận ban đầu có thể cần được điều chỉnh do biến động chi phí, thay đổi phạm vi công việc, thay đổi chính sách hoặc các nguyên nhân khác theo thỏa thuận. Khi đó, bên có nhu cầu điều chỉnh giá có thể lập văn bản đề nghị để gửi cho bên còn lại xem xét.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn sẽ cung cấp mẫu đơn chuẩn, hướng dẫn cách viết, căn cứ pháp luật và mẫu tham khảo đầy đủ. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng ngay.

ĐƠN ĐIỀU CHỈNH GIÁ LÀ GÌ? ĐỐI TƯỢNG VÀ MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG

Đơn điều chỉnh giá là văn bản do một bên trong quan hệ thương mại soạn thảo nhằm đề xuất thay đổi mức giá đã thỏa thuận trước đó. Văn bản này đóng vai trò then chốt trong việc cập nhật điều khoản giá khi có biến động chi phí đầu vào, tỷ giá, hoặc khi cần điều chỉnh hợp đồng theo thỏa thuận song phương. Đối tượng sử dụng gồm doanh nghiệp sản xuất, nhà phân phối, đơn vị cung cấp dịch vụ và cả các cá nhân kinh doanh.

Các trường hợp cần lập đơn điều chỉnh giá

Một số tình huống phổ biến buộc phải lập đơn xin điều chỉnh giá: khi giá nguyên vật liệu tăng đột biến, khi tỷ giá ngoại tệ thay đổi lớn, khi có chính sách thuế mới, khi phát hiện sai sót trong báo giá, hoặc khi gia hạn hợp đồng. Ngoài ra, các chương trình chiết khấu, khuyến mại cuối kỳ cũng cần văn bản này để hoàn nhập hoặc cập nhật giá.

Giá trị pháp lý của đơn điều chỉnh giá trong giao dịch

Đơn điều chỉnh giá có giá trị pháp lý cao nếu được soạn đúng quy định và có đầy đủ chữ ký, con dấu của cả hai bên. Theo Bộ Luật Dân sự 2015, văn bản điều chỉnh được coi là một phần của hợp đồng chính. Trong các vụ tranh chấp thương mại, tòa án và trọng tài sử dụng đơn này làm căn cứ xác định giá trị thanh toán. Ngược lại, thỏa thuận miệng hoặc email trao đổi thường không đủ mạnh để bảo vệ quyền lợi.

Mẫu đơn điều chỉnh giá tham khảo

CÔNG TY TNHH VẬT LIỆU MINH ANH
Số: 25/2026/CV-MA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 20 tháng 8 năm 2026

ĐƠN ĐỀ NGHỊ

Về việc điều chỉnh đơn giá cung cấp vật liệu xây dựng

Kính gửi: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hoàng Gia

Công ty TNHH Vật liệu Minh Anh, mã số doanh nghiệp 0977 523 155, có trụ sở tại số 125 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội, là bên cung cấp vật liệu theo Hợp đồng cung cấp vật liệu số 18/2026/HĐMB ngày 15/5/2026 ký với Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hoàng Gia.

Căn cứ Điều 7 của Hợp đồng về việc điều chỉnh đơn giá trong trường hợp giá nguyên vật liệu đầu vào biến động;

Căn cứ tình hình thực tế về giá thép xây dựng trên thị trường và báo giá mới của nhà cung cấp;

Căn cứ các tài liệu chứng minh chi phí đầu vào được gửi kèm theo văn bản này;

Công ty TNHH Vật liệu Minh Anh kính đề nghị Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hoàng Gia xem xét điều chỉnh đơn giá đối với mặt hàng thép xây dựng đang được cung cấp theo Hợp đồng số 18/2026/HĐMB, cụ thể như sau:

Mức giá nêu trên chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng và được áp dụng đối với các khối lượng hàng hóa được giao kể từ ngày 01/9/2026, nếu được hai bên thống nhất.

Lý do đề nghị điều chỉnh giá là giá thép nguyên liệu và chi phí vận chuyển đã tăng so với thời điểm Công ty ký Hợp đồng số 18/2026/HĐMB. Theo báo giá của nhà cung cấp ngày 18/8/2026, giá thép xây dựng đã tăng khoảng 7,8% so với mức giá được sử dụng để xác định đơn giá tại thời điểm ký hợp đồng.

Việc điều chỉnh giá được Công ty TNHH Vật liệu Minh Anh đề nghị trên cơ sở Điều 7 của Hợp đồng và các tài liệu chứng minh chi phí đầu vào thực tế. Công ty cam kết mức giá đề nghị điều chỉnh được xác định trên cơ sở chi phí thực tế và không làm thay đổi các điều khoản khác của Hợp đồng nếu hai bên không có thỏa thuận bằng văn bản.

Công ty kính đề nghị Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hoàng Gia xem xét, trao đổi và thống nhất việc điều chỉnh đơn giá nêu trên. Trường hợp đề nghị được chấp thuận, hai bên tiến hành ký phụ lục hợp đồng để làm căn cứ thực hiện và thanh toán.

Tài liệu gửi kèm:

1. Bản sao Hợp đồng cung cấp vật liệu số 18/2026/HĐMB ngày 15/5/2026;
2. Báo giá thép xây dựng ngày 18/8/2026 của nhà cung cấp;
3. Bảng so sánh giá vật liệu trước và sau khi điều chỉnh;
4. Bảng tính chi phí vận chuyển;
5. Các tài liệu khác có liên quan.

Công ty TNHH Vật liệu Minh Anh kính mong Quý Công ty xem xét và phản hồi bằng văn bản trước ngày 28/8/2026 để hai bên có cơ sở thực hiện các đơn hàng tiếp theo.

Trân trọng./.

Nơi nhận:

• Như trên;
• Ban Giám đốc Công ty;
• Phòng Kinh doanh;
• Lưu: VT.

ĐẠI DIỆN CÔNG TY TNHH VẬT LIỆU MINH ANH
GIÁM ĐỐC

Nguyễn Văn Minh

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

CÁC MẪU ĐƠN ĐIỀU CHỈNH GIÁ PHỔ BIẾN NHẤT

Hiện có nhiều biến thể mẫu phù hợp với từng đối tượng và mục đích sử dụng.

Mẫu đơn xin điều chỉnh giá bán hàng hóa/dịch vụ

Đây là mẫu thông dụng nhất, áp dụng cho cả B2C lẫn B2B. Mẫu giúp thông báo việc tăng hoặc giảm giá một cách rõ ràng, kèm lý do cụ thể. Người bán dùng khi chi phí đầu vào tăng; người mua dùng khi phát hiện mức giá mới thấp hơn trên thị trường.

Mẫu đơn đề nghị điều chỉnh giá hợp đồng (phụ lục hợp đồng)

Mẫu này thường được đính kèm như phụ lục hợp đồng, ghi rõ công thức điều chỉnh, mức trần và thời gian hiệu lực. Dùng phổ biến trong ngành xây dựng, vận tải, phần mềm – nơi hợp đồng kéo dài nhiều tháng hoặc nhiều năm.

Mẫu đơn điều chỉnh giá dành cho doanh nghiệp – đối tác

Dành riêng cho quan hệ đối tác chiến lược, mẫu này có thêm các điều khoản như tỷ lệ điều chỉnh tối đa, giá trần, và tham chiếu chéo với điều khoản của hợp đồng gốc để tránh tranh cãi.

CẤU TRÚC CHUẨN CỦA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH GIÁ & CÁCH ĐIỀN CHÍNH XÁC

Một đơn điều chỉnh giá chuyên nghiệp cần có ba khối thông tin chính.

Phần thông tin người gửi – người nhận

Phần này ghi tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện của cả hai bên. Cần đảm bảo khớp chính xác với giấy đăng ký kinh doanh và hợp đồng gốc. Sai sót nhỏ cũng khiến văn bản bị từ chối hiệu lực.

Phần nội dung điều chỉnh: lý do, mức giá cũ – mới, thời gian hiệu lực

Đây là trọng tâm của đơn. Người viết phải nêu rõ lý do điều chỉnh (tăng chi phí nguyên liệu, thay đổi tỷ giá,…), mức giá cũ, mức giá mới (có thể theo đơn vị sản phẩm hoặc theo tổng giá trị), và thời điểm áp dụng. Nếu có công thức trượt giá thì cần mô tả chi tiết.

Phần cam kết và chữ ký xác nhận

Cuối đơn là cam kết của các bên về việc thực hiện mức giá mới, kèm chữ ký, họ tên, chức danh và con dấu (nếu có). Đây là yếu tố bắt buộc để đơn trở thành căn cứ pháp lý.

HƯỚNG DẪN TẢI VÀ SỬ DỤNG MẪU ĐƠN ĐIỀU CHỈNH GIÁ

Định dạng tải xuống (Word/PDF) và quy cách in ấn

Mẫu đơn được cung cấp ở định dạng Word để dễ chỉnh sửa và PDF để giữ nguyên bố cục. Khi in, nên dùng khổ A4, căn lề chuẩn văn bản hành chính, chữ ký phải là mực xanh/đen. Nếu gửi điện tử, nên ký số theo quy định.

Tùy chỉnh mẫu theo nhu cầu doanh nghiệp

Tùy vào từng ngành nghề, bạn có thể thêm bớt các mục như điều khoản bảo mật, cam kết khối lượng, hoặc quy định về việc điều chỉnh tiếp theo. Hãy giữ ngôn ngữ súc tích, tránh dùng từ mơ hồ để giảm rủi ro pháp lý.

Các lưu ý pháp lý khi sử dụng đơn điều chỉnh giá (Thông tư 78/Nghị định 123)

Khi điều chỉnh giá liên quan đến hóa đơn GTGT, bạn cần tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cụ thể, phải lập biên bản hoặc đơn điều chỉnh giá trước khi lập hóa đơn điều chỉnh. Việc bỏ qua bước này có thể dẫn đến phạt hành chính về thuế. Ngoài ra, giá mới chỉ có hiệu lực từ thời điểm ký, không áp dụng hồi tố.

KẾT LUẬN

Đơn điều chỉnh giá không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là công cụ bảo vệ lợi ích doanh nghiệp trong mọi giao dịch. Việc sử dụng mẫu chuẩn, điền đúng thông tin giúp bạn tránh rủi ro tranh chấp và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Hãy truy cập ngay https://maudon.com.vn để tải các mẫu đơn điều chỉnh giá đa dạng, sẵn sàng chỉnh sửa cho nhu cầu của bạn.