Đơn đề nghị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông: Mẫu tham khảo, cách viết và quy định cần biết

Khi phát sinh vấn đề cần Đại hội đồng cổ đông xem xét, quyết định, cổ đông hoặc nhóm cổ đông có đủ điều kiện có thể gửi yêu cầu triệu tập họp theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Văn bản yêu cầu cần nêu rõ tư cách cổ đông, tỷ lệ sở hữu, lý do triệu tập, các vấn đề dự kiến đưa ra thảo luận và thông tin liên quan đến cuộc họp.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách viết, căn cứ pháp luật và mẫu có thông tin minh họa. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Đơn đề nghị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông là gì? Khi nào cần sử dụng?

Đơn đề nghị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là văn bản pháp lý quan trọng do cổ đông hoặc nhóm cổ đông soạn lập để yêu cầu Hội đồng quản trị (HĐQT) tổ chức cuộc họp bất thường. Văn bản này căn cứ vào Điều 115, 116 Luật Doanh nghiệp hiện hành. Khác với thủ tục họp thường niên, việc triệu tập họp bất thường thường phát sinh khi có những vấn đề khẩn cấp ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động công ty.

Bạn nên sử dụng đơn khi HĐQT không triệu tập họp thường niên đúng hạn (ít nhất một lần mỗi năm), khi cần thông qua quyết định về nhân sự như bầu, bãi nhiệm thành viên HĐQT, hoặc khi phát hiện người quản lý có hành vi vi phạm pháp luật, gây thiệt hại cho cổ đông. Ngoài ra, đơn cũng cần thiết trong các tình huống tái cơ cấu vốn, thay đổi ngành nghề kinh doanh, sáp nhập, hợp nhất, hoặc khi muốn thông qua các quyết định chiến lược như mua lại tài sản lớn, hủy niêm yết.

Việc soạn đơn đúng quy định không chỉ thể hiện thiện chí của cổ đông trong quan hệ với HĐQT mà còn là cơ sở pháp lý để khởi kiện nếu HĐQT cố tình từ chối hoặc trì hoãn.

Quyền yêu cầu triệu tập họp ĐHĐCĐ theo Luật Doanh nghiệp — Cổ đông nào được quyền đề nghị?

Theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời gian liên tục tối thiểu 06 tháng có quyền yêu cầu triệu tập họp ĐHĐCĐ. Tỷ lệ 10% có thể được giảm xuống nếu Điều lệ công ty quy định. Nhiều công ty niêm yết đã áp dụng mức 5% theo khuyến nghị của cơ quan quản lý, tạo điều kiện cho cổ đông nhỏ tham gia giám sát.

Quy định về thời gian nắm giữ 06 tháng nhằm ngăn chặn tình trạng đầu cơ, mua cổ phần chỉ để quấy rối. Tuy nhiên, nó cũng là rào cản với nhà đầu tư mới muốn nhanh chóng thay đổi cơ cấu quản trị. Cổ đông tổ chức, ví dụ quỹ đầu tư, có thể thực hiện quyền thông qua người đại diện theo ủy quyền, giúp quá trình xử lý các vấn đề doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn.

Một điểm quan trọng: quyền yêu cầu triệu tập họp là quyền tuyệt đối, không thể bị từ chối nếu đơn hợp lệ. Sau khi nhận đơn, HĐQT phải triệu tập họp trong vòng 15 ngày. Nếu không thực hiện, cổ đông có quyền tự triệu tập và công ty phải chịu chi phí. Luật cũng yêu cầu HĐQT thông báo việc nhận đơn đến tất cả cổ đông và tổ chức họp. Trường hợp HĐQT vẫn không hành động, cổ đông có thể nộp đơn lên Tòa án yêu cầu buộc triệu tập. Thực tế, nhiều vụ tranh chấp đã được giải quyết nhanh chóng nhờ quy định này.

Mẫu đơn đề nghị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông tham khảo

Theo quy định hiện hành, Hội đồng quản trị là chủ thể có trách nhiệm triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên, hoặc tỷ lệ thấp hơn theo Điều lệ công ty, có quyền yêu cầu triệu tập họp trong các trường hợp luật định. Nếu Hội đồng quản trị không triệu tập theo thời hạn, Ban kiểm soát hoặc trong trường hợp phù hợp là cổ đông, nhóm cổ đông có quyền thực hiện việc triệu tập theo cơ chế được pháp luật quy định.

Mẫu dưới đây được xây dựng theo tình huống một nhóm cổ đông đề nghị Hội đồng quản trị triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường để xem xét việc thay đổi nhân sự Hội đồng quản trị và một số vấn đề quản trị quan trọng.

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MINH VIỆT
Số: 15/ĐN-TTĐHĐCĐ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ TRIỆU TẬP HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

Kính gửi: Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Đầu tư Minh Việt

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MINH VIỆT

Mã số doanh nghiệp: 0977 523 155

Địa chỉ trụ sở chính: Số 125 Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Người/nhóm cổ đông đề nghị: Nhóm cổ đông Công ty Cổ phần Đầu tư Minh Việt

Tổng số cổ phần phổ thông sở hữu: 1.500.000 cổ phần

Tỷ lệ sở hữu: 12% tổng số cổ phần phổ thông có quyền biểu quyết của Công ty

Căn cứ Luật Doanh nghiệp, Điều lệ Công ty và quyền của cổ đông, chúng tôi kính đề nghị Hội đồng quản trị triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường với các nội dung sau:

1. Lý do đề nghị triệu tập

Nhóm cổ đông nhận thấy cần thiết tổ chức Đại hội đồng cổ đông để xem xét, thảo luận và quyết định một số vấn đề quan trọng liên quan đến hoạt động quản trị và định hướng phát triển của Công ty.

2. Nội dung dự kiến đưa ra tại cuộc họp

1. Xem xét tình hình hoạt động và quản trị của Công ty;
2. Xem xét việc miễn nhiệm, bầu bổ sung thành viên Hội đồng quản trị nếu đủ điều kiện;
3. Đánh giá và thông qua phương án quản trị, điều hành trong thời gian tới;
4. Xem xét các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

3. Thời gian dự kiến họp

Dự kiến vào lúc …… giờ …… phút, ngày …… tháng …… năm ……

Trường hợp thời gian trên không phù hợp với quy trình triệu tập, kính đề nghị Hội đồng quản trị xác định thời gian họp theo đúng quy định pháp luật và Điều lệ Công ty.

4. Địa điểm dự kiến

Tại: [Địa điểm tổ chức cuộc họp]

Hoặc địa điểm khác do Hội đồng quản trị quyết định phù hợp với quy định và thông báo đến cổ đông có quyền tham dự.

5. Danh sách cổ đông đề nghị

6. Yêu cầu đối với Hội đồng quản trị

Kính đề nghị Hội đồng quản trị:

1. Tiếp nhận và xem xét yêu cầu triệu tập họp;
2. Kiểm tra điều kiện của cổ đông, nhóm cổ đông theo quy định;
3. Thực hiện thủ tục triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường;
4. Chuẩn bị chương trình, nội dung và tài liệu phục vụ cuộc họp;
5. Gửi thông báo mời họp đến các cổ đông có quyền dự họp theo đúng thời hạn;
6. Đưa các vấn đề thuộc phạm vi yêu cầu vào chương trình họp theo quy định.

7. Cam kết của cổ đông/nhóm cổ đông

Chúng tôi cam kết:

• Là cổ đông được ghi nhận trong sổ đăng ký cổ đông của Công ty;
• Thông tin về số lượng cổ phần và tỷ lệ sở hữu nêu trong đơn là chính xác;
• Các vấn đề đề nghị đưa ra cuộc họp thuộc phạm vi thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông;
• Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin, tài liệu do mình cung cấp;
• Phối hợp với Công ty trong quá trình tổ chức cuộc họp.

Kính đề nghị Hội đồng quản trị xem xét và thực hiện việc triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định pháp luật và Điều lệ Công ty.

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN NHÓM CỔ ĐÔNG

(Ký và ghi rõ họ tên)

Nguyễn Văn An

CÁC CỔ ĐÔNG CÙNG ĐỀ NGHỊ

(Ký và ghi rõ họ tên/đóng dấu nếu là tổ chức)

Hướng dẫn chi tiết cách soạn Đơn đề nghị triệu tập họp ĐHĐCĐ (nội dung bắt buộc và lưu ý pháp lý)

Mẫu đơn chuẩn cần gồm 3 phần chính: phần thông tin cổ đông, phần nội dung yêu cầu và phần cam kết, tài liệu đính kèm. Cụ thể:

• Phần thông tin cổ đông: ghi rõ họ tên (hoặc tên tổ chức), địa chỉ, số CCCD/CMND hoặc giấy đăng ký kinh doanh, quốc tịch. Nếu là cổ đông tổ chức, cần có xác nhận của người đại diện theo pháp luật.
• Phần nội dung yêu cầu: nêu rõ lý do đề nghị, các vấn đề cụ thể muốn đưa vào chương trình nghị sự, kèm theo bằng chứng (nếu có). Các nội dung này phải thuộc thẩm quyền quyết định của ĐHĐCĐ theo quy định và theo Điều lệ công ty.
• Phần cam kết: xác nhận thông tin đã khai là đúng, danh sách tài liệu kèm theo như bản sao giấy tờ tùy thân, sao kê tài khoản chứng khoán, giấy chứng nhận cổ phần.

Bạn cần lưu ý rằng Điều lệ công ty có thể có quy định khác về tỷ lệ sở hữu và thẩm quyền của ĐHĐCĐ. Hãy đọc kỹ Điều lệ trước khi soạn thảo. Ngoài ra, đơn phải được gửi bằng văn bản, qua đường bưu điện có bảo đảm hoặc nộp trực tiếp để có bằng chứng xác nhận ngày nhận. Đối với công ty đại chúng, cổ đông cần bổ sung bản sao kê tài khoản chứng khoán do công ty chứng khoán xác nhận, thay vì giấy chứng nhận cổ phần thông thường.

Sai sót phổ biến nhất là thiếu chứng từ chứng minh thời gian nắm giữ cổ phần 06 tháng, hoặc ghi không đúng tư cách đại diện của cổ đông tổ chức, khiến HĐQT có căn cứ từ chối. Ngoài ra, nhiều người lầm tưởng rằng có thể yêu cầu HĐQT triệu tập họp khi mới nắm giữ cổ phần dưới 6 tháng, nhưng quy định rõ ràng về thời gian tối thiểu. Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ hồ sơ pháp lý của mình trước khi gửi.

Nếu tình huống phức tạp, liên quan đến tranh chấp quản trị, bạn nên nhờ luật sư tư vấn để đảm bảo đơn được soạn thảo chặt chẽ, tránh rủi ro mất quyền. Đơn đề nghị không chỉ là thủ tục hành chính; nó còn là bằng chứng quan trọng trong các vụ kiện về quyền cổ đông.

Tải ngay mẫu Đơn đề nghị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông mới nhất (Word/PDF)

Hiện nay, chưa có mẫu đơn thống nhất do Bộ Tư pháp ban hành. Tuy nhiên, các mẫu được các công ty luật và trang thông tin pháp lý xây dựng đều dựa trên Điều 115, 116 Luật Doanh nghiệp. Khi tải mẫu, bạn cần kiểm tra nguồn gốc, đối chiếu với quy định hiện hành để tránh sử dụng mẫu cũ đã hết hiệu lực. Một bộ mẫu chuyên nghiệp thường ở định dạng Word (dễ chỉnh sửa) và PDF (để in), kèm hướng dẫn từng mục cụ thể.

Các mẫu đơn tại Mẫu Đơn đều được đội ngũ biên tập kiểm tra nội dung pháp lý, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro khi sử dụng. Để bổ sung kỹ năng viết đơn đề nghị trong các lĩnh vực khác, bạn có thể tham khảo các mẫu hữu ích như: Đơn đề nghị trợ cấp chết của quân dân cấp xã – mẫu dùng cho thân nhân quân nhân; Đơn đề nghị bảo hộ bí mật kinh doanh – hỗ trợ doanh nghiệp bảo vệ tài sản trí tuệ; hay Đơn đề nghị chấp thuận vùng hoạt động tàu lặn – dành cho lĩnh vực hàng hải.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông

Ai có quyền yêu cầu triệu tập Đại hội đồng cổ đông?

Cổ đông hoặc nhóm cổ đông đáp ứng điều kiện về tỷ lệ sở hữu và thuộc trường hợp được yêu cầu theo Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty.

Tỷ lệ sở hữu tối thiểu là bao nhiêu?

Mức mặc định là từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên, trừ khi Điều lệ quy định tỷ lệ thấp hơn.

Ai phải triệu tập cuộc họp?

Thông thường là Hội đồng quản trị.

Hội đồng quản trị có bao lâu để triệu tập?

Trừ khi Điều lệ có quy định khác, thời hạn là 30 ngày kể từ trường hợp phát sinh nghĩa vụ hoặc nhận được yêu cầu hợp lệ.

Nếu Hội đồng quản trị không triệu tập thì sao?

Ban kiểm soát hoặc cổ đông, nhóm cổ đông có quyền thực hiện bước triệu tập thay thế tùy cơ cấu quản trị và trường hợp cụ thể.

Có phải ghi tỷ lệ sở hữu trong đơn không?

Nên ghi rõ số cổ phần và tỷ lệ sở hữu để chứng minh điều kiện yêu cầu.

Có phải ghi lý do triệu tập không?

Có. Đây là nội dung quan trọng của yêu cầu.

Có thể yêu cầu nhiều nội dung trong cùng một đơn không?

Có, nếu các nội dung thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

Thông báo mời họp phải gửi trước bao lâu?

Chậm nhất 21 ngày trước ngày khai mạc, nếu Điều lệ không quy định thời hạn dài hơn.

Có thể họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến không?

Có thể nếu phù hợp với pháp luật, Điều lệ và quy chế tổ chức họp của công ty.

Có thể dùng đơn mẫu Word tự soạn để yêu cầu không?

Có thể sử dụng đơn mẫu Word để tham khảo hoặc làm văn bản yêu cầu. Tuy nhiên, nội dung phải đáp ứng điều kiện về chủ thể, tỷ lệ sở hữu, lý do và trình tự yêu cầu theo quy định.

Kết luận, việc soạn thảo và gửi đơn đúng quy định là bước then chốt giúp cổ đông bảo vệ quyền lợi và thúc đẩy công ty phát triển minh bạch. Hãy truy cập maudon.com.vn để tải về nhiều loại mẫu đơn, đơn đề nghị phục vụ nhu cầu hành chính, quản trị của bạn. Nếu cần tư vấn thêm, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi.