Đơn đề nghị thanh toán

Đơn đề nghị thanh toán là gì? Vai trò trong doanh nghiệp

Khái niệm đơn đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT)

Đơn đề nghị thanh toán, theo Mẫu 05-TT trong Thông tư 133/2016/TT-BTC, là chứng từ kế toán dùng để đề xuất khoản chi cho các hoạt động sản xuất kinh doanh đã phát sinh. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát tiền trước khi xuất quỹ, đồng thời giúp kế toán và nhà quản trị nắm rõ mục đích sử dụng vốn.

Mục đích và ý nghĩa của đơn đề nghị thanh toán

Đơn đề nghị thanh toán giúp doanh nghiệp cọc kiểm tra từng khoản chi trước khi thực hiện, hạn chế tình trạng chi sai, chi trưc hoặc thất thoát tài sản. Khi kế toán trưởng kiểm tra hồ sơ gốc như hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, đơn này sẽ minh bạch được số tiền cần chi, người đề nghị, lý do và chứng từ kèm theo.

Khi nào cần lập đơn đề nghị thanh toán?

Theo quy định hàng hóa hàng hóa của doanh nghiệp nhỏ và vừa, mọi khoản chi từ 2 triệu đồng trở lên đều cuối cần có đơn đề nghị đề nghị thanh toán kèm chứng từ gốc hợp lệ. Các trường hợp thường gặp gồm thanh toán hàng hóa, dịch vụ mua ngoài, công nợ nhà cung cấp, hoàn ứng nhân viên, chi phí đi công tác, tiếp khách, trong thanh an. Ngoài đơn theo dõi kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể yêu cầu lập đơn cho mọi khoản chi nhỏ hơn.

Mẫu đơn đề nghị thanh toán chuẩn theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Cấu trúc và các trường thông tin chính của mẫu 05-TT

Mẫu 05-TT gồm quốc hiệu, tiêu ngữ, tên doanh nghiệp, số hiệu chứng từ, ngày tháng lập, họ tên người đề nghị, bộ phận công tác, nội dung thanh toán, số tiền bằng số và bằng chữ, danh mục chứng từ gốc kèm theo cùng chữ ký của người đề nghị, kế toán trưởng trưởng đơn vị. Các nội th chỉ số được ghi liên tục, rõ ràng và không để tẩy xóa. Đơn thường phát hành 2 liên: một liên lưu tại bộ phận lập, một liên chuyển kế toán ghi sổ và lập phiếu chi.

Điểm khác biệt giữa các mẫu theo Thông tư 107, 200 và 79

Thông tư 200/2014/TT-BTC dùng cho doanh nghiệp lớn có quy định mẫu giấy đề nghị thanh toán tương tự như với trường Nợ TK, Cú TK để hạch toán trực tiếp trên chứng từ. Thông tư 107/2017/TT-BTC dùng cho đơn nghị sự nghiệp có biểu mẫu riêng 02–26/NN, 05–26/NN với yêu cầu dự toán đính kèm. Trong khi đó, Thông tư 79/2019/TTBTC giữ nguyên cấu trúc Mẫu 05-TT và chỉ điều chỉnh điều kiện chứng từ điện tử. Khi chọn mẫu đơn đề nghị thanh toán, doanh nghiệp cần căn cứ vào loại hình để tránh dùng sai ảnh hưởng đến quyết toán thuế.

Hướng dẫn cách điền đơn đề nghị thanh toán chi tiết

Cách ghi thông tin người đề nghị và đơn vị

Người đề nghị phải ghi đúng họ và tên đầy đủ, kèm mã sốCCCD hoặc mã số thuế nếu cần. Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ phê khớp với đăng ký kinh doanh. Nếu người thực hiện mua hàng hóa khác người được th., cần ghi rõ cả hai để kế toán đối chiếu khi thanh toán.

Cách kê khai nội dung, số tiền, chứng từ kèm theo

Nội dung thanh toán được thể hiện chi tiết: "Thanh toán tiền mua 10 máy in theo hóa đơn số 123, ngày 15/04, công ty TNHH ABC". Số tiền bằng chữ viết in hoa đúng quy định, không tẩy xóa. Chứng từ gốc là hóa đơn GTGT hợp pháp, phiếu nhập kho, hợp đồng, biên bản nghiệm thu. Nếu thanh toán trên 20 triệu bắt buộc chuyển khoản để được khấu trừ thuế GTGT, kế toán cần ghi rõ hình thức chuyển hay chia thành tiền mặt trong đơn.

Quy trình phê duyệt: kế toán trưởng xem xét → giám đốc duyệt chi → lập phiếu chi

Quy trình chuẩn báo gồm các bước: người đề nghị lập đơn kèm chứng từ; kế toán trưởng kiểm tra tính hợp lệ, đối chiếu tổng số; giám đốc duyệt chi; sau khi cảng bố phải được chuyển kế toán lập phiếu chi. Quyền phê duyệt có thể phân cấp theo hạn mức: kế toán trưởng duyệt được một phần, giám đốc duyệt cho giá trị lớn hơn, công ty có rủi ro do vậy ch quản lý kiểm soát thêm. Trong doanh nghiệp nhỏ, giám đốc là người đề nghị vẫn phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán.

Tải ngay mẫu đơn đề nghị thanh toán file Word

File tải chuẩn theo Thông tư 133 – dễ dàng chỉnh sửa

Bạn có thể tải mẫu 05-TT dạng Word chuẩn theo Phụ lục 4 của Thông tư 133/2016/TT-BTC về để chuyển thành logo, sử dụng tên công ty và sửa đổi phông chữ theo đúng văn hóa thương hiệu của mình. Khi tải về, lưu ý chọn nguồn đáng tin cậy để không bị sai tên trường hoặc thiếu phòng chữ ký. Nếu bạn đang cần thêm mẫu liên quan đến dòng tiền, hãy xem thêm mẫu đơn đề nghị chi tiền để phục vụ phiếu chi theo đúng quy trình.

Lưu ý khi sử dụng mẫu để đảm bảo tính hợp lệ về kế toán và thuế

Không được sửa chữa, tẩy xóa sau khi đã phê duyệt. Nếu sai sót bạn cần hủy đơn cũ và lập đơn mới. Đơn dùng cần có chữ ký của người đề nghị, kế toán trưởng, người phê duyệt; khi cần thiết đóng đơn theo quy định. Bản lập phải lấp lưu trữ để phục vụ kiểm toán và giải trình với cơ thuế. Khi đột cá nhân thêm vốn, ngoài mẫu 05-TT, doanh nghiệp cần có đơn đề nghị tăng vốn điều lệ công ty và nếu vay phục vụ sản xuất kinh doanh sẽ là đơn đề nghị vay vốn sản xuất kinh doanh thích hợp để hồ sơ hoàn thiện.

Kết luận

Đơn đề nghị thanh toán là chứng từ không thể thiếu trong bộ hồ sơ kế toán, giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền tốt hơn và được các cán bộ, thuế chấp nhận. Hãy chọn đúng mẫu đơn đề nghị thanh toán theo Thông tư 133, điền đầy đủ và lưu giữ gọn gàng. Mọi thao tác từ lập đơn, phê duyệt đến chi tiền sẽ chuyên nghiệp hơn nếu bạn dùng biểu mẫu chuẩn. Để tìm hiểu thêm nhiều iểm chuẩn khác, bạn có thể tham khảo ngay website Mẫu Đơn ở đây.