Đơn đề nghị cấp con dấu doanh nghiệp: Mẫu tham khảo, cách viết và quy định cần biết

Con dấu là công cụ được doanh nghiệp sử dụng trong hoạt động quản lý, giao dịch và xác nhận hồ sơ theo nhu cầu của doanh nghiệp và quy định pháp luật có liên quan. Khi có nhu cầu làm con dấu mới, thay đổi số lượng con dấu hoặc xử lý con dấu trong những trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp cần xác định đúng cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tiếp nhận và loại con dấu thuộc phạm vi quản lý tương ứng.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách viết, căn cứ pháp luật và mẫu có thông tin minh họa. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Giới thiệu về đơn đề nghị cấp con dấu doanh nghiệp

Trong hoạt động kinh doanh, con dấu là một trong những biểu trưng pháp lý quan trọng của doanh nghiệp. Đơn đề nghị cấp con dấu doanh nghiệp (chính xác là Thông báo về mẫu con dấu) là văn bản cần thiết để doanh nghiệp thông báo mẫu con dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng. Theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, doanh nghiệp không cần xin phép nhưng phải gửi thông báo đúng mẫu. Vậy mẫu đơn này có cấu trúc ra sao và thủ tục thực hiện như thế nào? Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết.

Mẫu đơn đề nghị cấp con dấu doanh nghiệp mới nhất theo quy định

Mẫu Thông báo về mẫu con dấu được ban hành kèm theo văn bản pháp luật mới nhất của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, cụ thể là Phụ lục IV-6. Mẫu này thay thế các mẫu cũ trước đây. Dù tên thường gọi là "đơn đề nghị cấp con dấu", văn bản chính thức lại là "Thông báo về mẫu con dấu" theo Nghị định gần đây. Việc nhầm lẫn thuật ngữ khiến nhiều doanh nghiệp tìm sai biểu mẫu. Do đó, cần sử dụng đúng mẫu IV-6.

Các nội dung chính của mẫu đơn

Mẫu bao gồm các mục: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, số lượng con dấu, mô tả nội dung con dấu (tên doanh nghiệp, logo, mã số, hình dạng) và người đại diện ký. Theo quy định, con dấu phải có tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Nếu muốn bổ sung nội dung khác, cần ghi rõ trong mẫu.

Lưu ý khi sử dụng mẫu

Nếu doanh nghiệp thay đổi mẫu con dấu, phải gửi thông báo mới kèm quyết định của Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu. Chưa có quy định cấp phép tập trung, doanh nghiệp tự đặt khắc sau khi thông báo, nhưng phải đúng nội dung đã khai.

Mẫu đơn đề nghị cấp con dấu doanh nghiệp tham khảo

Đối với doanh nghiệp, cần phân biệt giữa con dấu của doanh nghiệp và các loại con dấu thuộc phạm vi quản lý nhà nước về con dấu. Luật Doanh nghiệp trao quyền cho doanh nghiệp quyết định về loại dấu, số lượng và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp, đồng thời doanh nghiệp phải quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu theo Điều lệ hoặc quy chế của doanh nghiệp.

Nghị định 99/2016/NĐ-CP là văn bản về quản lý và sử dụng con dấu; đồng thời quy định này đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 58/2026/NĐ-CP.

Với doanh nghiệp thuộc trường hợp tự quyết định về con dấu, văn bản nội bộ dưới đây có thể được sử dụng để đề nghị người có thẩm quyền của doanh nghiệp phê duyệt việc làm con dấu.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT
Số: 25/ĐN-CD

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ CẤP CON DẤU DOANH NGHIỆP

Kính gửi: Tổng Giám đốc Công ty TNHH Thương mại Minh Việt

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT

Mã số doanh nghiệp: 0977 523 155

Địa chỉ trụ sở chính: Số 125 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Người đề nghị: Nguyễn Thị Lan

Chức vụ: Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự

Căn cứ nhu cầu sử dụng con dấu phục vụ hoạt động quản lý, điều hành và giao dịch của Công ty, tôi kính đề nghị Tổng Giám đốc xem xét việc cấp và khắc con dấu cho Công ty với nội dung cụ thể như sau:

1. Nội dung đề nghị

Đề nghị Công ty thực hiện thủ tục khắc và cấp con dấu doanh nghiệp để sử dụng trong hoạt động quản lý, điều hành, ký kết và xác nhận hồ sơ, tài liệu theo quy định.

2. Thông tin con dấu đề nghị cấp

• Chủ thể sử dụng: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT;
• Loại con dấu: Con dấu doanh nghiệp;
• Số lượng: 01 con dấu;
• Nội dung thể hiện trên dấu: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT;
• Mã số doanh nghiệp: 0977 523 155;
• Hình thức: Theo mẫu được người có thẩm quyền phê duyệt;
• Mục đích sử dụng: Phục vụ hoạt động quản lý, giao dịch và xác nhận hồ sơ của Công ty.

3. Lý do đề nghị

Công ty có nhu cầu bổ sung con dấu để đáp ứng yêu cầu sử dụng trong quá trình hoạt động và bảo đảm việc xử lý hồ sơ, tài liệu của các bộ phận được thuận tiện.

4. Phương án quản lý và sử dụng

Sau khi được cấp, con dấu được bàn giao cho bộ phận Hành chính - Nhân sự quản lý theo quy chế quản lý và sử dụng con dấu của Công ty.

Việc đóng dấu được thực hiện theo thẩm quyền và quy trình nội bộ. Người được giao quản lý con dấu có trách nhiệm bảo quản, không tự ý giao con dấu cho người khác và thực hiện việc bàn giao khi có yêu cầu của người có thẩm quyền.

5. Cam kết

Tôi cam kết:

• Thông tin trong đơn là chính xác;
• Việc đề nghị cấp con dấu xuất phát từ nhu cầu thực tế của Công ty;
• Con dấu sau khi được cấp sẽ được quản lý, bảo quản và sử dụng đúng quy định;
• Không tự ý cho mượn, chuyển giao hoặc sử dụng con dấu ngoài phạm vi được giao;
• Thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan đến việc quản lý con dấu.

Kính đề nghị Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt.

Tài liệu gửi kèm:

1. Quyết định/biên bản phê duyệt việc cấp con dấu nếu có;
2. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu cần;
3. Mẫu thiết kế con dấu dự kiến;
4. Quy chế quản lý và sử dụng con dấu nếu có;
5. Tài liệu khác có liên quan.

………, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ

(Ký, ghi rõ họ tên và chức vụ)

Nguyễn Thị Lan

Ý KIẾN PHÊ DUYỆT CỦA NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN

(Ký, ghi rõ họ tên và chức vụ)

Hướng dẫn chi tiết cách điền đơn đề nghị cấp con dấu doanh nghiệp

Điền mẫu tưởng chừng đơn giản nhưng có nhiều lỗi dễ mắc phải.

Ghi chính xác tên và mã số doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp phải viết đúng tên pháp lý trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, viết hoa, không viết tắt. Mã số doanh nghiệp gồm 10-13 chữ số, cần chính xác vì dùng để tra cứu. Sai sót sẽ bị trả hồ sơ.

Mô tả mẫu con dấu

Phần này cần chi tiết: hình dạng (tròn, vuông, chữ nhật), cỡ chữ, nội dung in trên dấu, màu mực dự kiến (thường đỏ), vị trí các thành phần. Nếu có logo phức tạp, nên đính kèm bản mô tả hình ảnh.

Người ký và ủy quyền

Người ký phải là người đại diện theo pháp luật: Giám đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên. Nếu ủy quyền cần văn bản ủy quyền hợp lệ. Lưu ý khai số lượng con dấu đúng: mỗi mẫu khai riêng, không gộp. Ví dụ, nếu dùng hai con dấu cho văn phòng và chi nhánh, phải khai hai thông báo.

Tránh sai sót thường gặp

Nhiều doanh nghiệp quên scan toàn bộ văn bản khi nộp trực tuyến. Dù luật không bắt buộc đóng dấu, nhưng cơ quan chức năng vẫn yêu cầu bản scan rõ nét có chữ ký.

Hồ sơ và thủ tục cấp con dấu doanh nghiệp kèm theo đơn

Hồ sơ đầy đủ gồm: Mẫu IV-6 bản chính, bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện (CMND/CCCD/hộ chiếu). Nếu có thay đổi người đại diện thì kèm quyết định bổ nhiệm.

Thời gian xử lý và lệ phí

Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý trong 03 ngày làm việc. Sau đó, thông tin được cập nhật trên cổng thông tin quốc gia. Thủ tục này không thu lệ phí, chỉ tốn chi phí khắc dấu và công chứng nếu cần.

Quy định nộp trực tuyến

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số. Quy trình này xử lý nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại. Hiện nay, tỷ lệ sử dụng kênh trực tuyến khoảng 60%, cho thấy sự cải cách mạnh mẽ.

Hệ quả khi không thực hiện thông báo

Nếu doanh nghiệp không thông báo trong vòng 15 ngày kể từ khi sử dụng con dấu, có thể bị phạt từ 5 đến 10 triệu đồng. Việc này cũng ảnh hưởng đến tính hợp pháp của giao dịch.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị cấp con dấu doanh nghiệp

Doanh nghiệp có bắt buộc phải có con dấu không?

Doanh nghiệp có quyền quyết định về con dấu theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Việc có sử dụng một hay nhiều con dấu cần được xem xét theo nhu cầu hoạt động và quy định nội bộ.

Doanh nghiệp được làm bao nhiêu con dấu?

Doanh nghiệp có quyền quyết định về số lượng con dấu theo quy định áp dụng.

Có phải đăng ký mẫu dấu với Công an không?

Không nên áp dụng chung một câu trả lời cho mọi loại con dấu. Doanh nghiệp thông thường có cơ chế tự quyết về con dấu, trong khi một số loại con dấu khác vẫn thuộc phạm vi quản lý theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP và văn bản sửa đổi. (Văn Bản Chính Phủ)

Ai quyết định việc làm con dấu?

Tùy loại hình doanh nghiệp và Điều lệ, thẩm quyền có thể thuộc Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc.

Có thể làm nhiều con dấu cho doanh nghiệp không?

Có thể, trong phạm vi quyền quyết định của doanh nghiệp.

Có bắt buộc ghi mã số doanh nghiệp trên dấu không?

Không nên mặc định là bắt buộc trong mọi trường hợp. Doanh nghiệp cần xác định nội dung dấu theo quy định và nhu cầu sử dụng.

Con dấu doanh nghiệp có thay thế chữ ký của người đại diện không?

Không. Con dấu và chữ ký xác nhận hai vấn đề khác nhau. Việc một văn bản có cần chữ ký của người có thẩm quyền hay không phải căn cứ vào quy định pháp luật và tính chất giao dịch.

Người giữ dấu có quyền ký thay doanh nghiệp không?

Không. Việc quản lý con dấu không đồng nghĩa với việc có thẩm quyền đại diện hoặc ký kết giao dịch.

Mất con dấu có cần làm lại không?

Tùy trường hợp, nhưng doanh nghiệp cần nhanh chóng kiểm soát rủi ro và thực hiện thủ tục làm lại nếu cần thiết.

Có thể dùng đơn mẫu Word để làm con dấu không?

Có thể sử dụng đơn mẫu Word để đề xuất và phê duyệt nội bộ. Tuy nhiên, nếu loại con dấu thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục với cơ quan có thẩm quyền thì cần sử dụng đúng hồ sơ theo quy định.

Kết luận

Đơn đề nghị cấp con dấu doanh nghiệp là thủ tục quan trọng nhưng không quá phức tạp. Doanh nghiệp cần nắm vững mẫu mới và điền đầy đủ thông tin. Nếu bạn cần tham khảo thêm các mẫu đơn liên quan, hãy xem thêm [đơn đề nghị chấm dứt hiệu lực chứng thư số] và [đơn đề nghị đăng ký chữ ký số] để hoàn thiện hồ sơ hành chính. Ngoài ra, việc chuẩn bị các phương án kinh doanh cũng quan trọng, tham khảo [đơn đề nghị phê duyệt phương án kinh doanh]. Để cập nhật thêm nhiều mẫu đơn hữu ích, hãy truy cập https://maudon.com.vn ngay hôm nay.