Mẫu đơn đề nghị bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour lữ hành

Đơn đề nghị bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour lữ hành là cách gọi được sử dụng khi doanh nghiệp hoặc bộ phận phụ trách tour cần lập văn bản đề xuất đưa thêm các nội dung hỗ trợ khách hàng vào chương trình du lịch đang xây dựng hoặc đang cung cấp.

Tuy nhiên, cần phân biệt mẫu đơn nội bộ/đề nghị điều chỉnh chương trình tour với thủ tục hành chính về giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành. Qua hệ thống thủ tục hành chính hiện hành, việc cấp, cấp đổi giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành được quy định riêng; không có thủ tục hành chính độc lập mang tên “bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour lữ hành”. Đối với doanh nghiệp, nội dung cần quan tâm chủ yếu là dịch vụ bổ sung được mô tả thế nào, có được đưa vào chương trình tour và hợp đồng với khách hay không, chi phí đã được xác định chưa và việc thay đổi có ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hay không.

Nếu bạn đang cần chuẩn bị văn bản để đề xuất bổ sung dịch vụ như đầu mối hỗ trợ khách 24/7, chăm sóc trước và trong chuyến đi, hỗ trợ xử lý yêu cầu, hỗ trợ khẩn cấp hoặc tiếp nhận phản hồi sau tour, Đơn đề nghị bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour lữ hành tại Mẫu Đơn có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo để trình bày nội dung đề nghị một cách rõ ràng.

Vì sao nên tải Đơn đề nghị bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour lữ hành tại Mẫu Đơn?

Khi muốn bổ sung một nhóm dịch vụ mới vào chương trình tour, người lập văn bản thường phải tự xác định nội dung cần đề xuất, cách mô tả dịch vụ, phạm vi hỗ trợ, thời gian áp dụng và trách nhiệm của các bên. Đơn đề nghị bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour lữ hành tại Mẫu Đơn được chuẩn bị theo hướng dễ điền và dễ điều chỉnh theo từng chương trình du lịch.

Mẫu đơn được luật sư và chuyên gia pháp lý rà soát

Nội dung mẫu được biên soạn và rà soát theo quy trình chuyên môn, giúp người sử dụng có sẵn một bố cục để trình bày đề xuất thay vì phải tự xây dựng toàn bộ văn bản.

Đối với một đề nghị liên quan đến chương trình tour, việc trình bày rõ dịch vụ hiện có, dịch vụ đề nghị bổ sung, lý do bổ sung, phạm vi cung cấp và thời điểm áp dụng giúp các bộ phận liên quan dễ kiểm tra và thống nhất nội dung.

Mẫu cũng giúp người lập đơn tránh bỏ sót những thông tin cần thiết khi đề xuất thay đổi một sản phẩm du lịch đang được doanh nghiệp khai thác.

Mẫu đơn rõ ràng, đầy đủ và dễ sử dụng

Mẫu được trình bày theo các nhóm nội dung dễ theo dõi, người sử dụng có thể nhanh chóng xác định phần cần điền về doanh nghiệp, chương trình tour, dịch vụ chăm sóc khách hàng dự kiến bổ sung và phương án thực hiện.

Bạn có thể chỉnh sửa tên tour, thời gian áp dụng, đối tượng khách, nội dung hỗ trợ và các điều kiện liên quan theo thực tế của doanh nghiệp.

Cách trình bày này đặc biệt phù hợp với trường hợp văn bản được sử dụng để đề xuất nội bộ, làm căn cứ cho bộ phận điều hành tour, kinh doanh, chăm sóc khách hàng hoặc quản lý xem xét trước khi cập nhật chương trình.

Mẫu đơn được xây dựng theo nhu cầu thực tế

Dịch vụ chăm sóc khách hàng trong tour có thể có phạm vi rất khác nhau. Có doanh nghiệp chỉ bổ sung đầu mối hỗ trợ khách trong thời gian tour, trong khi trường hợp khác có thể bao gồm tư vấn trước chuyến đi, hỗ trợ thay đổi thông tin, tiếp nhận yêu cầu phát sinh, hỗ trợ khi khách gặp sự cố hoặc thu thập phản hồi sau chuyến đi.

Vì vậy, một mẫu đơn hữu ích cần tạo khoảng trống để người lập văn bản mô tả dịch vụ thực tế mà doanh nghiệp muốn bổ sung, thay vì áp đặt một nội dung duy nhất cho mọi chương trình du lịch.

Mẫu đơn được thường xuyên rà soát và cập nhật

Các yêu cầu đối với doanh nghiệp kinh doanh lữ hành, chương trình du lịch và quyền lợi của khách có thể thay đổi theo quy định và cách tổ chức kinh doanh thực tế.

Luật Du lịch quy định hoạt động lữ hành bao gồm việc xây dựng, bán và tổ chức thực hiện chương trình du lịch; vì vậy, khi doanh nghiệp bổ sung một dịch vụ vào tour, cần bảo đảm nội dung cung cấp cho khách được thể hiện phù hợp trong chương trình và các thỏa thuận liên quan.

Việc sử dụng mẫu được rà soát giúp người dùng có cơ sở thuận tiện hơn để kiểm tra nội dung trước khi đưa vào quy trình kinh doanh.

Hỗ trợ tư vấn từ luật sư và chuyên gia khi cần

Không phải mọi dịch vụ bổ sung đều chỉ là một thay đổi về nội dung chăm sóc khách hàng. Nếu dịch vụ mới làm thay đổi giá tour, trách nhiệm của doanh nghiệp, điều kiện cung cấp dịch vụ, nội dung hợp đồng hoặc quyền lợi của khách, doanh nghiệp nên xem xét kỹ trước khi áp dụng.

Trong trường hợp chương trình tour có nhiều đối tác cung cấp dịch vụ hoặc có yếu tố nước ngoài, việc rà soát riêng với luật sư hoặc chuyên gia có thể giúp doanh nghiệp xác định rõ hơn trách nhiệm và cách thể hiện nội dung dịch vụ.

Khi nào cần làm Đơn đề nghị bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour lữ hành?

Trước hết, cần xác định mục đích của văn bản.

Nếu doanh nghiệp chỉ muốn bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào một chương trình tour, đây thường là nhu cầu điều chỉnh sản phẩm hoặc quy trình cung cấp dịch vụ, không phải thủ tục xin cấp thêm giấy phép kinh doanh lữ hành.

Chương trình du lịch về bản chất bao gồm lịch trình, các dịch vụ và giá bán được xác định trước cho chuyến đi. Do đó, nếu doanh nghiệp bổ sung một dịch vụ có thu phí hoặc là một phần quyền lợi khách hàng nhận được trong tour, thông tin về dịch vụ cần được cập nhật thống nhất trong tài liệu bán tour và thỏa thuận với khách.

Một văn bản đề nghị có thể hữu ích trong các trường hợp:

• Doanh nghiệp muốn bổ sung đầu mối chăm sóc khách hàng cho một tour cụ thể;
• Muốn áp dụng dịch vụ hỗ trợ khách trong suốt hành trình;
• Bổ sung kênh tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách;
• Bổ sung dịch vụ hỗ trợ trước chuyến đi;
• Bổ sung hỗ trợ khẩn cấp khi khách gặp sự cố;
• Muốn áp dụng dịch vụ chăm sóc khách hàng cho một nhóm tour mới;
• Bộ phận kinh doanh đề xuất đưa dịch vụ chăm sóc khách hàng thành một phần chính thức của chương trình;
• Doanh nghiệp muốn thử nghiệm dịch vụ trong một khoảng thời gian hoặc với một nhóm khách nhất định.

Điểm quan trọng là dịch vụ chăm sóc khách hàng cần được mô tả đủ rõ để khách biết mình được hưởng quyền lợi gì. Nếu dịch vụ được đưa vào giá tour hoặc trở thành một phần của chương trình đã thỏa thuận, doanh nghiệp không nên chỉ ghi một cụm từ chung chung như “có chăm sóc khách hàng” mà không xác định phạm vi cung cấp.

Đơn đề nghị bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour lữ hành gồm những nội dung gì?

Do đây không phải một mẫu thủ tục hành chính độc lập có tên gọi thống nhất trên hệ thống dịch vụ công, nội dung văn bản có thể được thiết kế theo mục đích sử dụng của doanh nghiệp.

Một mẫu đơn tham khảo nên tập trung vào các nhóm thông tin sau.

Thông tin doanh nghiệp hoặc bộ phận đề nghị

Ghi tên doanh nghiệp, địa chỉ, thông tin liên hệ và người lập đề nghị.

Nếu đây là văn bản nội bộ, có thể ghi thêm bộ phận đề xuất, người phụ trách và chức vụ.

Thông tin này giúp xác định ai chịu trách nhiệm trình bày và theo dõi việc bổ sung dịch vụ.

Thông tin chương trình tour

Cần xác định rõ tên chương trình du lịch, mã tour nếu có, thời gian tổ chức, tuyến điểm và đối tượng khách.

Nếu doanh nghiệp có nhiều tour gần giống nhau, nên ghi mã hoặc tên cụ thể để tránh việc đề xuất bị áp dụng nhầm sang chương trình khác.

Dịch vụ chăm sóc khách hàng hiện có

Nếu tour đã có một số hoạt động hỗ trợ, nên mô tả ngắn gọn dịch vụ hiện đang được cung cấp.

Ví dụ, doanh nghiệp hiện đã có nhân viên phụ trách đoàn nhưng chưa có đầu mối tiếp nhận yêu cầu ngoài giờ; hoặc đã có tổng đài nhưng chưa đưa thông tin này vào chương trình tour.

Nội dung dịch vụ đề nghị bổ sung

Đây là phần trọng tâm.

Cần mô tả cụ thể dịch vụ nào được bổ sung, chẳng hạn:

• Kênh hỗ trợ khách hàng;
• Thời gian tiếp nhận yêu cầu;
• Người hoặc bộ phận phụ trách;
• Hình thức liên hệ;
• Nội dung hỗ trợ;
• Phạm vi xử lý;
• Thời gian phản hồi dự kiến;
• Hỗ trợ trong trường hợp khẩn cấp;
• Tiếp nhận và xử lý phản hồi sau tour.

Lý do bổ sung

Nêu rõ vì sao doanh nghiệp cần bổ sung dịch vụ.

Có thể xuất phát từ nhu cầu nâng cao khả năng hỗ trợ khách, thay đổi quy trình vận hành, đặc điểm của nhóm khách, đặc điểm tuyến tour hoặc yêu cầu quản lý chất lượng dịch vụ.

Thời gian và phạm vi áp dụng

Cần xác định áp dụng từ ngày nào, cho tour nào và đối tượng khách nào.

Nếu chỉ áp dụng thử nghiệm, nên ghi rõ thời gian thử nghiệm và phạm vi áp dụng.

Chi phí và cách thể hiện giá

Nếu dịch vụ làm phát sinh chi phí, cần xác định chi phí do doanh nghiệp chi trả, đã bao gồm trong giá tour hay thu riêng từ khách.

Đây là nội dung cần đặc biệt rõ ràng vì chương trình du lịch có giá bán được xác định trước.

Đề nghị phê duyệt

Cuối văn bản cần nêu rõ đề nghị người hoặc bộ phận có thẩm quyền xem xét và phê duyệt việc bổ sung dịch vụ.

Nếu đây là văn bản gửi khách hàng hoặc đối tác thay vì văn bản nội bộ, phần đề nghị cần được điều chỉnh cho phù hợp với mục đích sử dụng.

Hướng dẫn điền Đơn đề nghị bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour lữ hành

1. Phần tên doanh nghiệp và người đề nghị

Cần điền: Tên doanh nghiệp, bộ phận, họ tên và chức vụ người đề nghị.

Cách điền: Sử dụng tên pháp lý của doanh nghiệp và thông tin thực tế của người lập văn bản.

Lưu ý: Nếu đây là đề xuất nội bộ, nên ghi rõ bộ phận đề xuất để việc chuyển giao và theo dõi sau phê duyệt thuận tiện hơn.

2. Thông tin chương trình tour

Cần điền: Tên tour, mã tour, thời gian, tuyến điểm và đối tượng khách nếu có trong mẫu.

Cách điền: Lấy thông tin từ chương trình du lịch đang được doanh nghiệp sử dụng.

Lưu ý: Nếu dịch vụ chỉ áp dụng cho một số tour, cần ghi chính xác tour nào được bổ sung, tránh dùng nội dung chung cho toàn bộ sản phẩm.

3. Mô tả dịch vụ chăm sóc khách hàng hiện tại

Cần điền: Các hoạt động hỗ trợ khách đang được cung cấp.

Cách điền: Mô tả ngắn gọn như đầu mối liên hệ, thời gian hỗ trợ, kênh liên hệ và phạm vi hỗ trợ.

Lưu ý: Nếu hiện chưa có dịch vụ nào, có thể ghi rõ để làm cơ sở giải thích lý do cần bổ sung.

4. Nội dung dịch vụ đề nghị bổ sung

Cần điền: Tên dịch vụ và các nội dung hỗ trợ cụ thể.

Cách điền: Không chỉ ghi “bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng”. Hãy mô tả khách sẽ nhận được hỗ trợ gì.

Ví dụ có thể xác định:

• Tiếp nhận yêu cầu của khách;
• Hỗ trợ thông tin lịch trình;
• Hỗ trợ khi có thay đổi trong hành trình;
• Tiếp nhận phản ánh;
• Hỗ trợ liên hệ khi phát sinh sự cố;
• Hỗ trợ sau khi kết thúc tour.

Lưu ý: Chỉ đưa vào đơn những dịch vụ doanh nghiệp thực sự có khả năng cung cấp.

5. Thời gian phục vụ

Cần điền: Thời gian bắt đầu và kết thúc cung cấp dịch vụ, hoặc khung giờ hỗ trợ.

Cách điền: Nếu hỗ trợ 24/7 thì ghi rõ; nếu chỉ hỗ trợ trong giờ hành chính hoặc trong thời gian tour, cần thể hiện chính xác.

Lưu ý: Không nên quảng bá dịch vụ là “24/7” nếu doanh nghiệp không bố trí nhân sự hoặc hệ thống có khả năng tiếp nhận liên tục.

6. Kênh liên hệ

Cần điền: Số điện thoại, email, ứng dụng nhắn tin hoặc kênh hỗ trợ nếu có.

Cách điền: Sử dụng kênh thực tế có người phụ trách.

Lưu ý: Kiểm tra lại thông tin liên hệ trước khi đưa vào chương trình tour hoặc tài liệu giao cho khách.

7. Phạm vi trách nhiệm

Cần điền: Những vấn đề mà bộ phận chăm sóc khách hàng được tiếp nhận và xử lý.

Cách điền: Có thể phân chia thành yêu cầu thông tin, hỗ trợ vận hành, phản ánh chất lượng và trường hợp khẩn cấp.

Lưu ý: Cần tránh mô tả phạm vi quá rộng khiến khách hiểu rằng doanh nghiệp cam kết xử lý mọi vấn đề phát sinh mà không có giới hạn hoặc điều kiện cụ thể.

8. Chi phí dịch vụ

Cần điền: Chi phí bổ sung, cách tính và người chịu chi phí nếu có.

Cách điền: Xác định dịch vụ đã nằm trong giá tour hay được cung cấp riêng.

Lưu ý: Nếu khách phải trả thêm, cần thông tin rõ ràng về giá và điều kiện áp dụng trước khi khách xác nhận chương trình.

9. Thời gian áp dụng

Cần điền: Ngày bắt đầu áp dụng và thời hạn áp dụng.

Cách điền: Nếu là chương trình thử nghiệm, ghi rõ thời gian thử nghiệm.

Lưu ý: Nếu áp dụng lâu dài, có thể ghi thời điểm bắt đầu và điều kiện chấm dứt/thay đổi theo quy trình nội bộ.

10. Phần đề nghị phê duyệt

Cần điền: Nội dung đề nghị người có thẩm quyền xem xét và phê duyệt.

Cách điền: Tóm tắt lại dịch vụ cần bổ sung, chương trình áp dụng và thời điểm dự kiến.

Lưu ý: Phần đề nghị nên thống nhất với các nội dung đã trình bày ở phía trên.

11. Ngày tháng và chữ ký

Cần điền: Ngày lập đơn, họ tên và chữ ký của người đề nghị; phần phê duyệt của người có thẩm quyền nếu mẫu có.

Cách điền: Thực hiện theo quy trình ký duyệt nội bộ của doanh nghiệp.

Lưu ý: Nếu văn bản được dùng làm căn cứ cập nhật chương trình tour chính thức, cần lưu cùng hồ sơ nội bộ liên quan.

Checklist trước khi hoàn thiện

• Tên tour và mã tour đã chính xác chưa?
• Dịch vụ đề nghị bổ sung đã được mô tả cụ thể chưa?
• Đã xác định thời gian hỗ trợ khách chưa?
• Đã có kênh liên hệ thực tế chưa?
• Đã xác định người/bộ phận chịu trách nhiệm chưa?
• Đã nêu rõ phạm vi dịch vụ chưa?
• Có phát sinh chi phí không?
• Chi phí đã được xác định là bao gồm trong giá tour hay thu riêng chưa?
• Thời điểm áp dụng đã rõ chưa?
• Nội dung dịch vụ có cần cập nhật vào chương trình tour hoặc thông tin cung cấp cho khách không?
• Người có thẩm quyền đã phê duyệt chưa?

Những lỗi thường gặp khi tự soạn Đơn đề nghị bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour lữ hành

Chỉ ghi “bổ sung chăm sóc khách hàng” mà không mô tả dịch vụ

Đây là lỗi phổ biến nhất.

Cần xác định khách được chăm sóc bằng cách nào, trong thời gian nào và được hỗ trợ những nội dung gì.

Không xác định người chịu trách nhiệm

Một dịch vụ chăm sóc khách hàng không thể chỉ tồn tại trên giấy. Cần có bộ phận hoặc nhân sự phụ trách để tiếp nhận và xử lý yêu cầu.

Không xác định thời gian hỗ trợ

Nếu không ghi rõ thời gian, khách có thể hiểu dịch vụ được cung cấp liên tục trong toàn bộ thời gian tour.

Doanh nghiệp nên xác định rõ giờ hỗ trợ hoặc phạm vi hỗ trợ 24/7 nếu thực sự cung cấp.

Không thống nhất thông tin giữa các tài liệu

Tên dịch vụ, số điện thoại, thời gian hỗ trợ và phạm vi phục vụ cần thống nhất giữa đơn đề nghị, chương trình tour, tài liệu bán hàng và thông tin gửi cho khách.

Tự ý thu thêm phí

Nếu dịch vụ chăm sóc khách hàng phát sinh khoản phí mới, cần xác định rõ giá, cách thu và điều kiện áp dụng trước khi cung cấp cho khách.

Nhầm văn bản nội bộ với thủ tục hành chính

Đây là điểm quan trọng. Không nên hiểu rằng chỉ cần nộp “Đơn đề nghị bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour” là có thể thay đổi giấy phép lữ hành.

Các thủ tục hành chính hiện hành được công bố riêng cho cấp, cấp đổi, cấp lại giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành.

Đưa ra cam kết vượt quá khả năng cung cấp

Ví dụ, doanh nghiệp ghi “hỗ trợ mọi vấn đề 24/7” nhưng không có nhân sự trực liên tục.

Nội dung đơn nên phản ánh dịch vụ thực tế doanh nghiệp có thể tổ chức và kiểm soát.

Sau khi tải Đơn đề nghị bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour lữ hành cần chỉnh sửa gì?

Sau khi tải mẫu, người sử dụng cần thay các thông tin mẫu bằng dữ liệu của chương trình du lịch thực tế.

Các phần thường cần chỉnh sửa gồm:

• Tên doanh nghiệp;
• Bộ phận và người đề nghị;
• Tên và mã chương trình tour;
• Thời gian và tuyến điểm;
• Đối tượng khách;
• Dịch vụ chăm sóc khách hàng đang có;
• Dịch vụ đề nghị bổ sung;
• Thời gian hỗ trợ;
• Kênh liên hệ;
• Nhân sự/bộ phận phụ trách;
• Phạm vi xử lý;
• Quy trình tiếp nhận và phản hồi;
• Chi phí dịch vụ;
• Cách thể hiện chi phí trong giá tour;
• Thời gian áp dụng;
• Nội dung đề nghị phê duyệt.

Sau khi chỉnh sửa, nên đối chiếu lại với chương trình tour và tài liệu cung cấp cho khách. Nếu dịch vụ mới làm thay đổi nội dung đã thỏa thuận với khách, doanh nghiệp cần xử lý theo thỏa thuận và quy định áp dụng, không chỉ lưu một đơn đề nghị nội bộ.

Tải Đơn đề nghị bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour lữ hành nhận file gì?

Khi tải Đơn đề nghị bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour lữ hành tại Mẫu Đơn, bạn sẽ nhận được file Word và file PDF để thuận tiện cho quá trình sử dụng.

File Word giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa tên tour, nội dung dịch vụ, thời gian hỗ trợ, kênh liên hệ và các thông tin liên quan. File PDF thuận tiện để xem lại bố cục, kiểm tra hình thức và lưu trữ.

Các file được chuẩn bị sẵn về nội dung, bố cục và cách trình bày, giúp bạn không phải tự xây dựng toàn bộ văn bản từ đầu. Tuy nhiên, trước khi sử dụng, vẫn cần kiểm tra và điều chỉnh các thông tin để phù hợp với chương trình tour và quy trình thực tế của doanh nghiệp.

Bạn không chỉ trả tiền cho một file Word. Giá trị nằm ở phần nội dung đã được biên soạn, rà soát và chuẩn bị trước, giúp tiết kiệm thời gian tự tìm hiểu và soạn thảo, đồng thời tạo một nền tảng rõ ràng để doanh nghiệp tiếp tục hoàn thiện quy trình cung cấp dịch vụ.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu

1. Đây là cách gọi theo nhu cầu sử dụng, không phải tên một thủ tục hành chính độc lập. Hiện hệ thống dịch vụ công công bố các thủ tục về cấp, cấp đổi, cấp lại giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành, không có thủ tục riêng mang tên “bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour lữ hành”.

2. Cần xác định dịch vụ chăm sóc khách hàng là gì. Không nên dùng một tên gọi chung mà không xác định phạm vi hỗ trợ.

3. Nếu dịch vụ đã trở thành một phần của chương trình tour, cần kiểm tra thông tin cung cấp cho khách. Chương trình du lịch bao gồm lịch trình, dịch vụ và giá bán được định trước; vì vậy, nội dung dịch vụ cần được thể hiện nhất quán khi doanh nghiệp bán tour.

4. Kiểm tra hợp đồng lữ hành. Nếu dịch vụ mới ảnh hưởng đến nội dung dịch vụ, giá hoặc trách nhiệm của doanh nghiệp, cần rà soát thỏa thuận với khách trước khi áp dụng.

5. Không tự ý thay đổi quyền lợi của khách đã mua tour. Việc điều chỉnh chương trình hoặc dịch vụ đã cam kết cần được xử lý theo thỏa thuận và quy định có liên quan.

6. Xác định rõ chi phí. Nếu dịch vụ chăm sóc khách hàng đã nằm trong giá tour, nên thể hiện phù hợp trong thông tin sản phẩm; nếu thu riêng, cần thông báo rõ điều kiện và mức phí.

7. Bảo đảm có người thực sự phụ trách. Số điện thoại hoặc kênh hỗ trợ phải có người tiếp nhận và xử lý.

8. Trường hợp khẩn cấp cần có quy trình riêng. Doanh nghiệp nên xác định cách tiếp nhận và chuyển xử lý những tình huống liên quan đến an toàn, sức khỏe hoặc tài sản của khách. Luật Du lịch đặt trách nhiệm cho tổ chức, cá nhân kinh doanh du lịch trong việc thông báo nguy cơ và áp dụng các biện pháp cần thiết, phối hợp khi có tình huống khẩn cấp.

9. Không dùng mẫu này để thay thế thủ tục cấp đổi giấy phép. Nếu doanh nghiệp thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp, đăng ký đầu tư hoặc phạm vi kinh doanh lữ hành quốc tế, cần xem xét thủ tục cấp đổi giấy phép tương ứng.

10. Kiểm tra lại mẫu và quy trình nội bộ trước khi ký. Vì đây không phải mẫu thủ tục hành chính thống nhất, doanh nghiệp có thể cần điều chỉnh bố cục theo mục đích sử dụng, người phê duyệt và quy trình quản lý chương trình tour.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour lữ hành

1. Có mẫu nhà nước riêng cho việc bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour không?

Hiện không có thủ tục hành chính độc lập được công bố với tên này. Đây chủ yếu là văn bản đề nghị hoặc điều chỉnh nội bộ của doanh nghiệp tùy mục đích sử dụng. Các thủ tục cấp phép lữ hành được công bố riêng.

2. Bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng có phải xin cấp đổi giấy phép lữ hành không?

Thông thường không chỉ vì bổ sung một dịch vụ chăm sóc khách hàng vào chương trình tour. Cần xem xét cụ thể dịch vụ mới có làm thay đổi phạm vi kinh doanh hoặc thông tin thuộc giấy phép hay không.

3. Dịch vụ chăm sóc khách hàng có thể đưa vào giá tour không?

Có thể, nếu doanh nghiệp xác định đây là một phần dịch vụ cung cấp cho khách và thông tin về giá, dịch vụ được thể hiện rõ trong chương trình hoặc thỏa thuận với khách.

4. Đơn cần ghi những nội dung nào?

Nên có thông tin doanh nghiệp, chương trình tour, dịch vụ hiện có, dịch vụ đề nghị bổ sung, phạm vi hỗ trợ, thời gian cung cấp, nhân sự phụ trách, chi phí và thời gian áp dụng.

5. Có cần ghi số điện thoại chăm sóc khách hàng trong đơn không?

Nên ghi nếu số điện thoại đó là một phần của phương án cung cấp dịch vụ. Quan trọng là số liên hệ phải thực tế và có người tiếp nhận.

6. Có thể áp dụng dịch vụ chăm sóc khách hàng 24/7 không?

Có thể nếu doanh nghiệp thực sự tổ chức được việc tiếp nhận và xử lý liên tục. Nếu chỉ hỗ trợ trong một khung giờ nhất định, nên ghi rõ thời gian hỗ trợ để tránh tạo kỳ vọng không phù hợp.

7. Nếu dịch vụ mới làm tăng giá tour thì cần làm gì?

Cần xác định mức tăng, lý do, thời điểm áp dụng và cách thông báo cho khách. Nếu khách đã ký hợp đồng hoặc xác nhận chương trình với mức giá cũ, không nên tự động áp dụng giá mới.

8. Có cần sửa chương trình tour sau khi được phê duyệt nội bộ không?

Nếu dịch vụ chăm sóc khách hàng trở thành một phần chính thức của tour, nên cập nhật chương trình tour và các tài liệu cung cấp cho khách để thông tin thống nhất.

9. Doanh nghiệp lữ hành quốc tế có cần xin phép riêng để thêm dịch vụ chăm sóc khách hàng không?

Việc thêm một dịch vụ hỗ trợ khách hàng vào chương trình không đồng nghĩa với việc phải xin một giấy phép lữ hành mới. Tuy nhiên, nếu nội dung thay đổi liên quan đến phạm vi kinh doanh lữ hành quốc tế thì cần kiểm tra thủ tục cấp đổi giấy phép tương ứng.

10. Có thể tự chỉnh sửa mẫu sau khi tải không?

Có. Bạn nên chỉnh sửa tên tour, dịch vụ, thời gian hỗ trợ, kênh liên hệ, chi phí và người phụ trách theo tình hình thực tế của doanh nghiệp trước khi sử dụng.

Xem preview và tải Đơn đề nghị bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour lữ hành

Nếu doanh nghiệp đang xây dựng hoặc điều chỉnh chương trình du lịch và cần một văn bản để đề xuất bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng, có thể xem preview trước khi tải Đơn đề nghị bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour lữ hành tại Mẫu Đơn.

Trước khi sử dụng, nên xác định rõ dịch vụ bổ sung gồm những gì, ai thực hiện, hỗ trợ trong thời gian nào, liên hệ qua đâu và chi phí được tính như thế nào. Nếu dịch vụ làm thay đổi quyền lợi hoặc nội dung đã cam kết với khách, cần rà soát lại chương trình tour và hợp đồng lữ hành.

Tải mẫu giúp tiết kiệm thời gian tự tìm hiểu và soạn thảo, nhưng doanh nghiệp vẫn cần điều chỉnh nội dung theo chương trình cụ thể và quy trình vận hành thực tế.

Kết luận

Đơn đề nghị bổ sung dịch vụ chăm sóc khách hàng vào tour lữ hành phù hợp để sử dụng như một văn bản đề xuất hoặc điều chỉnh nội bộ khi doanh nghiệp muốn đưa thêm hoạt động hỗ trợ khách hàng vào chương trình du lịch.

Điểm quan trọng là không nên nhầm văn bản này với một thủ tục hành chính xin bổ sung ngành nghề hoặc cấp đổi giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành. Hệ thống thủ tục hiện hành quy định riêng về cấp và cấp đổi giấy phép; trong khi việc bổ sung một dịch vụ vào tour chủ yếu cần được xử lý ở góc độ chương trình du lịch, nội dung dịch vụ, giá bán, hợp đồng và quy trình cung cấp dịch vụ cho khách.

Khi hoàn thiện mẫu, nên tập trung vào nội dung dịch vụ chăm sóc khách hàng, phạm vi hỗ trợ, thời gian cung cấp, người phụ trách, kênh liên hệ, chi phí và thời điểm áp dụng. Nếu dịch vụ trở thành một phần quyền lợi của khách trong tour, các thông tin liên quan cũng cần được thể hiện nhất quán trong tài liệu bán tour và thỏa thuận với khách.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Đơn

Xem thêm:

Đơn đề nghị cấp đổi giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành do thay đổi loại hình kinh doanh
Đơn đề nghị bổ sung dịch vụ hướng dẫn viên đa ngôn ngữ vào tour
Đơn đề nghị cấp đổi cấp lại thẻ hướng dẫn viên du lịch