Đơn đăng ký tổ chức triển lãm thương mại

Tổng quan

Đơn đăng ký tổ chức triển lãm thương mại là văn bản bắt buộc mà doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan quản lý trước khi tổ chức hội chợ, triển lãm. Theo Nghị định 128/NĐ-CP hiện hành, mẫu đơn được thống nhất theo Mẫu số 10, áp dụng cho mọi loại hình triển lãm tại Việt Nam. Việc sử dụng đúng mẫu, kê khai chính xác giúp hồ sơ được duyệt nhanh, tránh bị trả lại. Thủ tục hiện nay được thực hiện trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, tiết kiệm thời gian và chi phí. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng khi kê khai, dẫn đến việc hồ sơ bị yêu cầu bổ sung nhiều lần. Vì thế, việc nắm rõ hướng dẫn là điều kiện tiên quyết để được cấp xác nhận đúng hạn.

Tải mẫu đơn mới nhất

Bạn có thể tải về mẫu đơn đăng ký tổ chức triển lãm thương mại (Mẫu số 10) dạng Word/PDF tại maudon.com.vn. Ngoài ra, website còn cung cấp nhiều loại đơn khác như đơn đăng ký tham gia đấu giá hàng hóa, đơn đăng ký học nâng cao chuyên môn, đơn đăng ký tham gia bảo hiểm tai nạn lao động để đáp ứng nhu cầu đa dạng của bạn. Trước khi điền, hãy đọc kỹ hướng dẫn trong bài viết này để tránh sai sót không đáng có.

Hướng dẫn điền đơn

Thông tin tổ chức

Ghi đúng tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện. Thông tin phải khớp với giấy đăng ký kinh doanh. Nếu có sự thay đổi, cần cập nhật giấy tờ pháp lý trước khi nộp đơn.

Thông tin triển lãm

• Tên triển lãm: đầy đủ, không viết tắt. Đối với triển lãm quốc tế, nên ghi thêm tên tiếng Anh.
• Thời gian: ghi rõ ngày khai mạc, bế mạc, giờ mở cửa. Đảm bảo không trùng với các sự kiện lớn tại cùng địa điểm.
• Địa điểm: địa chỉ cụ thể, kèm sơ đồ mặt bằng tỉ lệ 1/500. Sơ đồ cần thể hiện rõ khu vực tổ chức, lối thoát hiểm, khu vực phòng cháy chữa cháy.
• Quy mô: số gian hàng, diện tích sử dụng. Nếu tổ chức ngoài trời, cần nêu rõ phương án che chắn, chống mưa nắng.
• Ngành hàng: liệt kê hàng hóa, dịch vụ dự kiến. Đối chiếu danh mục ngành nghề cấm kinh doanh để tránh bị từ chối.

Mục đích và cam kết

Nêu rõ mục đích (xúc tiến thương mại, quảng bá thương hiệu, tìm kiếm đối tác). Không ghi mục đích khuyến mại hoặc bán hàng trực tiếp, vì sẽ bị chuyển sang loại hình khác. Cuối đơn, người đại diện pháp luật ký tên, đóng dấu. Đây là lỗi thường gặp nhất khiến hồ sơ bị trả lại, chiếm khoảng 30% tổng số hồ sơ không hợp lệ.

Điều kiện, hồ sơ, quy trình nộp đơn

Điều kiện tổ chức

• Là thương nhân Việt Nam hoặc tổ chức nước ngoài có chi nhánh tại Việt Nam.
• Có năng lực tài chính, cơ sở hạ tầng đáp ứng yêu cầu.
• Hàng hóa trưng bày không thuộc danh mục cấm kinh doanh.

Ngoài ra, tổ chức phải có phương án đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh môi trường và phòng cháy chữa cháy.

Hồ sơ cần chuẩn bị

1. Đơn đăng ký theo Mẫu số 10 (bản chính).
2. Bản thuyết minh về cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật.
3. Chương trình triển lãm chi tiết (thời gian, nội dung, hoạt động bên lề).
4. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư.
5. Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm tổ chức.

Nghị định mới đã bãi bỏ yêu cầu nộp bản sao giấy đăng ký kinh doanh do dữ liệu được liên thông, nhưng bạn vẫn nên chuẩn bị bản sao để đối chiếu khi cần.

Quy trình nộp

• Nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng thông tin điện tử của Bộ/Sở Công Thương.
• Thời gian nộp: chậm nhất 20 ngày trước ngày khai mạc đối với triển lãm trong nước; 40 ngày đối với triển lãm quốc tế.
• Cơ quan tiếp nhận: Sở Công Thương nơi tổ chức (đối với triển lãm cấp tỉnh); Bộ Công Thương (đối với triển lãm quốc gia/quốc tế hoặc có sự tham gia của nhiều tỉnh thành).
• Thời gian xử lý: 10 ngày làm việc (Sở), 15 ngày làm việc (Bộ) kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan sẽ yêu cầu bổ sung. Quá 3 lần bổ sung không hoàn thiện, hồ sơ bị từ chối.

Ngoài ra, cơ quan chức năng có thể kiểm tra thực địa trước khi ra quyết định. Do đó, bạn cần đảm bảo địa điểm tổ chức đúng như mô tả trong đơn.

Nếu vi phạm quy định, tổ chức có thể bị xử phạt hành chính từ 20 đến 30 triệu đồng. Ngoài ra, hoạt động triển lãm trái phép có thể bị đình chỉ.

Kết luận

Nắm vững cách điền đơn và tuân thủ quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức triển lãm thành công. Tải ngay mẫu đơn chuẩn tại maudon.com.vn và hoàn thiện hồ sơ đúng hạn để được xác nhận nhanh chóng. Hãy tận dụng các nguồn tài liệu có sẵn để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian.